ISO認証の運用・維持・更新まとめ

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「会社にとって重要そうなISO規格の担当者になったけど、何をすればいいか分からない」「ISO取得、運用ってどういう作業があるの?」などの疑問をお持ちの方も多いかもしれません。

確かに、ISOは取得から運用に至るまで、さまざまな作業があり、理解しなければいけないことも多いものです。

ただ、取得・運用でも、定期的な審査や改訂作業などにおいても、いくつかのポイントを知っておくだけで、不安はかなり軽減されるはずです。ここでは、ISOの基礎知識から自社運営上の課題、ISO運用支援サービスの存在などを学んでいきましょう。

ISO(国際標準化機構)とは?

まずは、ISOの基礎的な概要と、どのような種類があるのかを説明していきます。そもそもISOとは、国際標準化機構 (International Organization for Standardization)という機関名の名称です。この機関が定めている規格には、「ISO9001」「ISO14001」など、さまざまな種類があり、製品や製品を製造する過程のマネジメントシステムに対する認定をしています。

例えば「ISO9001」は、企業として高い品質の製品を作るための品質マネジメントシステム規格ですが、「ISO14001」は組織に介在するすべてのヒト、モノ(水や空気など)に対して、組織が与えている影響を明確にすることを目的とした規格となり、同じISOの規格でも目的が大きく異なります。

これらの他にも食品を作り出すあらゆる過程に関するマネジメントシステム規格である「ISO22000」や、さまざまな情報資産を守り、有効に活用するためのマネジメントシステム規格である「ISO27001」などが代表的です。

ISOマネジメントシステム認証は、日本に50社以上存在する認証機関によって認証の審査が行われています。認定を取得するためには、マネジメントシステムの構築だけでなく、継続的なPDCAサイクルによる恒常的なマネジメントシステムの改善活動を行うことが必須です。

このように、ISO規格の認定を取得する場合は、ある程度の労力を必要としますが、取得した後適切に運用すれば、「社会的な信用創出」「品質管理」「事故の防止」など、企業運営において多くのメリットがあります。

関連記事:ISO(国際標準化機構)とは?概要まとめ

ISO認証取得までの流れ

自社においてどのタイプの規格が必要かを理解したら、それぞれの規格の審査に則った認証取得までの流れを理解することが必要です。

それぞれ違いはありますが、大まかにいうと、ISO認証の取得には一貫した流れがあります。まず、該当する規格に対して、自社が行うべきマネジメントシステムの構築・運用のルールを作成。認証取得に関する情報収集や方針の策定、手順、規定類を作成します。次に、そのマネジメントシステムを運用し、活動を記録、分析・評価を行い、マネジメントレビューを実施します。

認定取得は二段階に分かれており、ファーストステージ審査とセカンドステージ審査があります。

ファーストステージとセカンドステージの間隔は、原則として最短1ヵ月、最長6ヵ月。審査が完了すると、登録証が発行されます。この時点で審査判定会にて登録の可否が判定されるという流れです。認定組織に対して、事前相談を行い、審査登録の契約までを行います。そして、認証取得時には、登録審査を経て、登録証が発行されます。

このように、ISO認証までの道のりは決して短いとは言えませんし、取得後も継続的な審査などに労力がかかることは否めません。

ですが、対外的にも対内的にもそのメリットは多く、ビジネスを安定的に推進するために有用といえます。そんなISO取得には、専門コンサルティングサービスを提供している会社が多く存在していること憶えておきましょう。

専門コンサルティングサービスを利用することで、自社の作業項数を抑えながら、「ISO認証取得」から「認証取得後の維持管理・運営のしやすいシステム構築」「固有企業の事情を反映したシステム構築」まで、実現することができます。

関連記事:ISO認証取得の流れについて

ISO認証取得後の運用・維持・更新に必要なポイント

ISO認証は、取得しただけでは終わりません。むしろ、その後の「運用」が重要なのです。そもそもISOシステムは、認証取得した後にPDCAを回しながら改善していくことで、さらなるレベルアップを実現するという考えに基づいています。一時的なものではなく、継続的な改善が欠かせないのです。

特に、マニュアルをしっかり作ったにも関わらず内部監査がないがしろになってしまったり、内部監査を形式的に配置しただけで実際はほとんど機能していなかったりすることも多いようです。

また、「有効性監査という観点でマネジメントシステムが役立っているかどうかの確認を怠った」「プロジェクトチームの勢いだけで進めたが、結局社内に全く浸透しなかった」といった話もよく聞きます。

ちなみに、運用中は「第一回定期審査」「第二回定期審査」の後に、3年に1度の「更新審査」があります。

これらは、マネジメントシステムが継続して規格要求事項に適合しているのか確認する審査です。更新審査において、審査結果をもとに「更新可能」と判断されれば、新たに3年間を有効期限とした登録証が発行されます。この審査を適切にクリアするために、マネジメントシステムに対してPDCAを回転させ、規定の改定を定期的に行うことが大切です。

ISO認証取得後の運用・活用のポイントとしては、まず「ISOのスリム化」が挙げられます。

ISOを構築してから年月が過ぎてしまうと、マニュアルが実際の現場の業務に見合っていない内容になってしまいます。それをスリム化することで、運用しやすいシステムの構築を目指しましょう。

また、内部監査を最大限活用することも大切です。形だけでなく、しっかりとした内部監査員を教育し、「規格に適合しているか」はもちろん、構築したマネジメントシステムが組織にとって本当に効果のあるものか判断する線を身につける必要があります。

関連記事:ISO認証取得後の運用・維持・更新に必要なポイント

ISOを自社運用する場合のメリット・デメリット

自社でISOマネジメントシステムを適切に運用する場合、メリットだけでなくデメリットもあります。そもそも、ISOの自社運用には「管理責任者」の存在が必須ですが、責任者のマネジメント体制によって管理体制の品質が左右されてしまうという不安要素もあるので注意が必要です。

ISO認証取得後の自社運用のポイントは、責任者の力量次第といっても過言ではありません。ISOを取得しても上手く運用できないという場合は、概して責任者や担当者の能力不足が原因というケースがほとんどです。

ISOの責任者には、該当するISOの意図と企業の目的を十分に理解した上で、責任と権限を自覚、実行し、自身で判断することが求められます。

また、時には経営者や関連担当者と相互にコミュニケーションを取りつつ、リーダーシップを発揮して臨むことが求められます。このように、自社でISOマネジメントシステムを運営する際は、人材が育つというメリットがある一方、不確定要素が多いというデメリットもあるので、場合によっては運用支援サービスを検討してみても良いでしょう。

関連記事:ISOを自社運用する場合のメリット・デメリット

ISO運用支援サービスを使うべき?

ISO認証の取得自体も重要ですが、さらに大切なことはそのシステムを運用していくことです。ISO運用が成功裏に終われば、認証されたマネジメントシステムが定着し、企業の業務改善と効率化が達成されることになります。

しかし、実際に企業がISO取得後の運用を行う場合は、多くの課題があることも事実なので、ISO運用支援サービスの利用をお勧めします。ISO支援サービスを使えば、既存のシステムが本当に最適化されているものか、客観的な専門家の知見を持って確認することができるだけでなく、書類制作も様式に沿ったものをコンサルティングしてくれます。

ISOをしっかりと運用するためには、少なからず人材リソースが必要となるので、そのための人材配置なども視野に入れなければなりません。「マネジメントシステムが組織にとって有効に機能しているか」という観点まで含めてPDCAを回転させ、精度を向上させることができるのです。

また、ISOを有効に活用したいという場合や、新たにISOを取得し既存のISOと統合、同時に運用することで、さらなる業務効率化を図りたいという時も、運用支援サービスによるプロの手を借りたほうが良いでしょう。

関連記事:ISO運用支援サービスを使うべき?確認すべきポイント

ISO規格の改訂・移行に伴う必要事項

ISO規格は、その時代・社会から求められることを代弁したものなので、その要件は定期的に改訂されていきます。

マネジメントシステムであるISO規格も、時代の変化とともに定期的にその基準を変化させてきました。ISOは、原則として最長5年ごとに内容を見直し、必要があれば都度内容が改定される決まりになっています。

なお、ISO規格が改定された際それまで運用されていた旧版は、一定期間を経たのちに失効し、新版に則った仕組みへと変更されます。この期間は「移行期間」と呼ばれており、この期間中に見直しが行われない場合は、登録が取り消されてしまうので注意しましょう。

ちなみに、ISO規格の改定作業は、定期的に開催される各国加盟機関、専門委員会(TC)、分科委員会(SC)の幹事らによって定められた、6段階の工程を経た上で正式なISO規格となります。

関連記事:ISO規格の改訂・移行に伴う必要事項まとめ

まとめ

さて、ここまででISO認証を取得した後の「運用」「維持」「更新」におけるポイントと、自社運営する際の懸念点やISO運用支援サービスを使うメリットなどは理解していただけと思います。

また、改訂時に知っておくべき最低限の知識なども記載しました。ISOプロでは、ISO各種の認証取得から運用まで幅広くサポートしており、マニュアル作成や運用などにおいて、企業様に合わせたムダのない運用を心がけています。既に認証を取得しているお客様へのご提案も行っておりますので、ISO認証後の運用をさらに詳しく知りたいという方は、お気軽に資料請求、またはお問い合わせください。

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