ISO取得後の運用どうする？自社運用のポイントと立ちはだかる壁

ISO 取得後、自社でマネジメントシステムを運用したいけどやっぱりコンサルティング会社に委託したほうがいいの？と思うことがあるんではないでしょうか。しかし、自社運用をするにあたり、最も大切なことや煩わしいことなど知っておきたいですよね。

今回は自社運用を検討している方へ、ISO認証取得後の自社運用のポイントや超えるべき壁を説明します。

ISO認証取得後の自社運用のポイント

自社でISOマネジメントシステムを適切に運用するための最も大切なポイントは、「管理責任者」の所在です。マネジメントシステムは、管理責任者を置くことではじめて適切に機能し、品質を改善していくことができるようになるのです。

ただし、責任者のマネジメント体制や知識の有無、リーダーシップの度合いによって、管理体制の品質が左右されてしまうため注意しなければなりません。管理責任者として最低限確保しておくスキルとして、「ISO規格の意図を十分に理解していること」「責任と権限を自覚し的確に判断すること」「リーダーシップを取れること」「社内改革に意欲的であること」「経営者とコミュニケーションが取れること」などが挙げられます。

また、「内部監査」を担当する人材も必要です。内部監査は、「ISOの規格要求事項 に適合しているか」「組織のマニュアルが運用されているか」「マネジメントシステムは効果的に実施・維持されているか」という部分が主な役割です。内部監査担当者の責任は重大です。

規定に則って作成されたマニュアルをチェックした上で、監査で質問する項目を確認し、チェックリストを中心に現場作業員に質問などを行い、監査結果が適合かもしくは不適合かを評価しなければなりません。

このように、自社でISOを運用する場合のポイントとしては、適切な役割と責任を担当人材に付与し、的確に運用することといえるでしょう。

定期審査と更新審査の壁

ISO規格の運用時に、マネジメントシステムが継続的に規格要求事項に適合しているかを確認するために、定期審査と更新審査が定期的に行われます。更新審査は、審査結果をもとに審査判定会にて審査されます。「更新」と判断された場合、新たに3年間を有効期限とした登録証が発行されます。

組織はこの審査に継続的に対応しなければなりませんが、定期審査と更新審査を通過するには、何をすれば良いのでしょうか。そもそも、ISO規格の定期審査と更新審査においては、「重大な不適合」がいくつか掛け合わされることで不合格となります。

ちなみに、「軽い不適合」があってもクリティカルな判断材料にはならないことを覚えておきましょう。重大な不適格とは、「内部監査の未実施」「マネジメント・レビューの未実施」「システムの欠陥」などを指します。

内部監査やマネジメント・レビューの未実施などは分かりやすいのですが、システムの欠陥というのはどういったことを指すのでしょう。これは、実際にはマニュアルに沿った業務が行われていないにも関わらず、記録やチェックをしている場合が該当します。

なお、審査は一次、二次に分かれており、通常の不適合は第一次審査で見つかるケースがほとんどです。第二次審査で重大な不適合が見つかった場合は、その時点で不合格になってしまうことがあるので注意しましょう。

定期審査と更新審査の壁を超えるには、「ルールの存在」を明確にした上で、「ルール通りに業務が行われているか」「その記録は正しいか」を確認し、このルール以外の状況の答えを用意しておくことが大切です。

ISO認証取得後の自社運用のポイント

ISO認証取得後の自社運用のポイントは、「責任者の力量」といっても過言ではありません。ISOを取得しても、上手く運用することができないのなら、概して責任者や担当者の力が足らず、実行することができなかったという理由がほとんどです。

つまり、ISOの責任者は、該当するISOの意図と企業の目的を十分に理解した上で、責任と権限を自覚、実行し、自身で活動、判断することが大切になります。時には経営者や関連担当者との相互コミュニケーションを図りつつ、リーダーシップを持って臨むことも重要なポイントといえるでしょう。

ただし、現実には人材不足や、ISOへの理解を深める時間などが取れないということも少なくないでしょう。自社でISOマネジメントシステムを運営する際は、ある程度コストをかける必要があるので、運用支援サービスの利用をお勧めします。

まとめ

さて、ここまでの説明でISO認証取得後の自社運用のポイントや、超えるべき壁をご理解いただけたのではないでしょうか。

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