ISO認証取得後の運用・維持・更新に必要なポイント

ISO 認証 は、取得後の運用が重要です。ここでは、ISO認証の運用とは何を指すのか、そして運用中に陥りがちな失敗などを紹介していきます。また、失敗や課題を解決するためのポイントとして、「ISOのスリム化」「ルール・マニュアルの形骸化」「内部監査の重要性」などにも言及していきましょう。組織内で運用する場合、このポイントを抑えることでISOをより安全かつ有効に機能させることができます。

ISO認証取得後の運用とは

ISO認証は、取得しただけでは終わりません。むしろその後の「運用」が大事なのです。そもそも、ISOシステムは、認証取得した後に、PDCAを回しながら管理・改善していくことで、さらなるレベルアップを実現するという考えに基づいています。一時的な物ではなく、継続した改善が必須なのです。

一般的に、ISO取得後効果的に使用するためのマネジメントシステム の運用、また次回の審査への準備を行います。この段階で、ISOの要求事項 やマニュアルへの適合性、また「制作したマニュアルが適正に機能しているか」「その組織にとって有効なものになっているか」を確認することが必要になります。

ちなみに、運用中は、「第一回定期審査」「第二回定期審査」の後に、3年に1度の「更新審査」があります。これらは、マネジメントシステムが継続して規格要求事項に適合しているかを確認するものです。

更新審査において、審査結果をもとに「更新可能」と判断した場合は、新たに3年間を有効期限とした登録証が発行されます。この審査を適切にクリアするために、マネジメントシステムに対してPDCAを回転させ、規定の改定を定期的に行うことが重要です。

ISO認証取得後に陥りがちな失敗

「ISO規格を取得したものの、それだけで終わってしまっている」ということはよくありがちな失敗です。

特に、「マニュアルをしっかり作ったにもかかわらず、内部監査をないがしろにしてしまう」「内部監査を形式的に配置しただけで、実際はほとんど機能していない」という失敗談も後を絶ちません。

有効性監査 という観点で、マネジメントシステムが目的に役立っているのかの確認を怠っていたり、マニュアル自体が年月とともに形骸化してしまったりといった失敗エピソードもあります。

また、「プロジェクトチームの勢いだけで進めたが、結局社内に全く浸透しなかった」といった話もよく聞きます。そもそも、従業員がISOの適切な知識を持っていなければ、浸透するはずがありません。では、こうした失敗を起こさないようにするためには、どうすれば良いのでしょうか。

ISO認証取得後の運用・活用のポイント

まず、ISO規格取得は、会社全体の中長期的なプロジェクトとして理解する必要があります。一時的なコストダウンや目先の利益・効率を重視した短期的なプロジェクトではなく、企業体としてどのような未来像を描いているのか、どのようになっていきたいかを意識し、長いプロジェクトとして携わっていくことが大切なのです。

それでは、有効なマネジメント体制を維持するために、いくつかの活用ポイントを説明していきましょう。

まず一つ目のポイントは、「ISOのスリム化」です。ISOを構築して年月が過ぎてしまうと、実際の現場の業務に見合っていないマニュアルになってしまいます。当初決めたルールを再定義し、各種ルールとマニュアル自体をスリム化することで、有効性が高い、運用しやすいシステムに構築することができます。

また、内部監査を適切に機能させることも重要です。形式だけでなく、しっかりとした内部監査員を教育し、「規定と適合しているか」はもちろん、構築したマネジメントシステムが本当に組織にとって効果のあるものかどうかを判断する知識と能力を身につけましょう。

加えて、「何のためにISOを実施するのか」という観点を、経営者目線で明らかにしてくことも重要なポイントです。例えば、会社として掲げる目標と部門ごとに掲げる目標を区別して作り上げ、そこに向かって具体的かつ実行可能な展開を行うことは、有効なマネジメントシステムの構築に寄与します。

ISOは取得して終わりではありません。むしろ、「認定取得」自体は一つの過程であり、そこからしっかりと運用していくことで、組織に最適なマネジメントシステムが構築されるのです。

まとめ

さて、ここまででISO認証取得後の運用の重要性と陥りがちな失敗、また運用・活用のためのポイントなどをご理解いただけたかと思います。

ISOプロではISO各種の認証取得から運用まで幅広くサポートしており、マニュアル作成や運用などにおいて、企業様に合わせたムダのない運用を心がけています。

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