ISO運用支援サービスを使うべき？確認すべきポイント
社内でISO を有効に運用するには、ある程度の人材リソースと費用、追加業務などを覚悟しておかなければなりません。また、内部監査やマニュアルの形骸化など課題も多く、一朝一夕ではいかないケースもままあります。そんなときに強い味方になるのが、ISO運用支援サービスです。ここでは、ISO運用を行う企業の課題とともに、ISO運用支援サービスができることや確認すべきポイントをまとめました。運用を自社で行うべきか専門業者に頼むべきか、判断材料として是非お役立ててください。
ISO運用を行う企業の課題
ISO認証 の取得自体も重要ですが、さらに大切なのは「システムの運用」です。ISO規格 に則ったルールやマニュアルに基づいてマネジメントシステム が的確に機能すれば、企業の業務改善や効率化に大きなメリットとなります。運用において大切な点は、ISO規格との「適合性」だけでなく、企業特有の事情や業務フローに基づいた「有効性 」の高いマネジメントシステムを構築することです。
しかし、企業がISO取得後に運用を行う際、実際には多くの課題があることは事実でしょう。最も代表的な課題は、「内部監査の形骸化」です。内部監査を担当する人材の知識不足、リーダーシップ不足などにより、現場のマネジメントシステムが機能していない、日常業務として管理ができていない、意識の共有化ができておらず、活用できていないなどです。
また、せっかくルールとマニュアルを作成したにも関わらず、運用時に監査する実態が欠けているということも、よくある課題として挙げられます。当然、年月とともにマニュアル自体も形骸化していきます。
実際の業務は日々アップデーされていくにも関わらず、ISO取得当時のマニュアルを使い続けているということも少なくありません。本来は、ルールや各種文書は業務実態に合わせて改訂していかなければならないのですが、日々の業務に終われているとなかなか時間が取れないでしょう。
さらに、ISO取得時に規定の審査要件を満たすために作られたシステム運用のために、膨大なコスト・人的負荷がかかってしまうこともあります。こういったことから業務が複雑化していき、フローの最適化がむしろ遠ざかってしまうというデメリットも存在するのです。ISO規格に則ったマネジメントシステムはあくまで仕組みであり、「ただのツールである」ということを覚えておきましょう。適切に使うためには、上記のような色々な課題をクリアしていく必要があるのです。
ISO運用支援サービスで出来ること
ISO取得におけるゴールは、「使いやすく」「維持管理ができ」「効率的な運用を継続して行っていける」マネジメントシステムの構築です。前述の通り、企業が独力でそれを達成しようとすると、かなりの労力が予想されます。
こうした事態を解消するために、ぜひ「ISO運用支援サービス」をご利用ください。例えば、運用支援サービスを利用すれば、既存のシステムが本当に最適化されているものか、客観的かつ専門家の知見を持って確認することができます。
実は、ISO認証取得後に業務の負担が増えてしまったという企業は、かなりの数に上るのです。書類の制作も、ISO規格の様式に沿ったもので、本来自社だけで行った場合、なかなかその解釈や文書化は難しいものですが、ISO運用支援サービスを利用すれば、そうした課題もある程度解決できる上、時間も短縮できます。さらに、内部監査やマニュアル・ルールなどの形骸化も、コンサルタントの客観的な目でチェック、対処することが可能です。
ISOを的確に運用するためには、最適な人材配置や知識の共有、教育など決して少なくない人的リソースが必要になります。また、新たにISO規格を取得し既存のISO規格と同時に運用することで、さらなる業務効率化を図りたいという場合は、ISO運用支援サービスを利用し、プロの手を借りることをお勧めします。
当然、運用時には「審査」への準備作業も重要になります。ISO運用支援サービスなら、ISOの要求事項やマニュアルへの適合に留まらず「ルールやマニュアルがしっかりと機能しているか」「組織にとって有効に機能するものか」という点の確認も、負担を軽減しつつ最適な運用をサポートします。
まとめ
ここまでの説明で、ISO運用支援サービスに頼めることや、選定ポイントなどをご理解いただけたと思います。
ISOプロでは、ISO各種の認証取得から運用まで幅広くサポートしており、企業様に合わせたムダのないサービスを心がけています。
既に認証を取得しているお客様においても、プロの知見からご提案することが可能ですので、ISO運用支援サービスのことを知りたいという方は、お気軽に資料請求、またはお問い合わせください。
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