ISO審査で不適合と指摘！不適合の定義について知ろう
ISO のマネジメントシステム 認証 を受けるためには、認証機関から審査を受けてそのマネジメントシステムの有効性 や適合性を審査してもらう必要があります。この審査には内部監査 を行った上で臨むのですが、審査の結果「 規格 不適合」となってしまうこともあります。
――では、規格不適合の状態とは、いったいどのような状態なのでしょうか？
今回はISOのマネジメントシステム認証審査の結果、不適合となってしまう条件とはどのような場合なのかということについて解説していきたいと思います。
規格不適合となる条件とは
ISOのマネジメントシステム認証において、規格不適合となってしまうパターンには大きく分けて2通りあります。その2パターンとは、以下のようなものです。
- 規格の要求事項を満たせていない
- マネジメントシステムの有効性を保てていない
以下では、これら2パターンについて詳しく解説していきます。
規格の要求事項を満たせていない
一つは規格が要求する「要求事項 」を満たせていない場合です。ISOのマネジメントシステム規格は、「こういった書類を文書化してください」「こういった記録をとっておきましょう」「こういう目標を定めて、計画を立てて、レビューを行いましょう」といったことを要求しています。
マネジメントシステム認証とは、「そのマネジメントシステムがあるガイドラインに沿って構築されたものであるとしっかりとした機関に認められた証拠」ですから、そのガイドラインである規格要求事項を満たしていなければ当然不適合という判定になってしまいます。
具体的な例を挙げると
- 文書化が必要であるとされているものが文書化されていない
- 重大な法律違反があり、その問題を解決することができていない
- 方針や目標が設定できていない、またはその方針や目標を文書化できていない
- マネジメントレビューを実施したという証拠がない
上記は品質マネジメントシステム（ISO9001
）であっても、情報セキュリティマネジメントシステム（
ISO27001
）であっても、規格が共通して求めているものですが、こういったマネジメントシステム規格の中でも重大な役割を持つ要求事項を満たせていない場合は、不適合となってしまいます。
不適合には軽微と重度があります。そのどちらも是正処置が必要となります。正しく是正できれば認証取得は問題なくできますので、ご安心ください。
初めての認証取得であれば、是正処理が問題なくできるかなども心配かと思います。
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マネジメントシステムの有効性を保てていない
もう一つの不適合となってしまう理由は、マネジメントシステムが有効に機能していない状態です。ISOのマネジメントシステム認証を取得しようとする企業の中には、その認証のマーケティング的な側面を目的としていることがあります。――例えば、ISO9001やISO14001は、官公庁案件の入札加点対象となります。また、取引先からマネジメントシステム認証の取得を求められることもあるでしょう。
――もちろん、こういったマーケティング的なメリットを授与することは悪いことではありませんが、だからといって存在するだけのマネジメントシステムであっては意味がありません。つまり、認証を取得するからにはしっかりと目標を掲げて、そのマネジメントシステムを有効活用しなければならないのです。
では、マネジメントシステムが有効でない状態とはどのような状態なのでしょうか？以下ではいくつかの例を挙げていきましょう。
- マネジメントシステムが現場に浸透しておらず、頭でっかちな状態になっている
- PDCAサイクルを回すことができる体制が整っていない
- 内部監査が適切に行われていない
- 目標の見直しやレビューが行われておらず、計画の実行と記録しか行われていない
ISOのマネジメントシステム規格が求めるものは、「PDCA サイクルによる継続的改善」です。逆に言ってしまえば、例えば品質マネジメントシステムを構築するにあたって、現時点の製品や品質、顧客満足度、不良品率といった値がどのようなものであれ、PDCAサイクルを実行することができる仕組みさえ構築できていれば、認証を取得することができるのです。――もちろん、法的要求事項 を満たせていない場合などは例外ですが、それほどまでにマネジメントシステム規格は「継続的改善」を要求しています。
「有効性を保てていない」というのは、ほとんど「PDCAサイクルが回せない」という状態であるといっても良いかもしれません。
また、有効性を保つことができていない状態の場合、不適合ではなく、観察事項や改善の機会として指摘され、次回審査までに対応を検討する必要がある場合があります。
まとめ
今回は、ISOのマネジメントシステム認証を受けるにあたって、不適合となる状態について解説してきました。もう少し細かく分類することもできますが、大きくは「規格要求事項の適合性」と「マネジメントシステムの有効性」この2軸で今一度マネジメントシステムを評価してみましょう。
不適合にも2種類存在し、再審査や、いわゆる不合格となる重大なものと、改善報告のみで完結するものがあります。自社がどちらの不適合に該当するか、内部監査などの機会を活用し見極めることが必要です。
そうすれば自ずと規格に適合していくことができるはずです。
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