ISO9001における内部監査とは？内部監査の目的や手順を徹底解説

ISO 9001（品質 規格 ）を取得するなら、内部監査の実施は避けては通れません。内部監査というのは社内の人間が行なう監査であり、実際に ISO9001 （品質規格）の規格通りに社内業務が行なわれているかをチェックすることです。

内部監査はとても重要なことであり、決しておろそかにしてはいけません。以下では内部監査の内容と手順、質問例について紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

ISO9001の内部監査とは？

ISO9001における内部監査は、構築・運用しているマネジメントシステム が継続的な改善をしていくために、要求事項 に定められている工程のひとつです。適切に実施することで、自社のマネジメントシステムはより成熟し、企業の内部統制が強化され、法規遵守が促進されます。
内部監査では、マネジメントシステムの文書化された規定やマニュアルが正しく従業員に共有されているか、関連する法案を遵守できているか、運用している中で新たに見つかっているリスクや機会はないか、などの点を確認します。
内部監査は、運用しているマネジメントシステムを改めて見直すことができる機会であり、ISO9001を取得するうえで非常に重要な工程となっています。

ISO9001の内部監査の目的とは？

内部監査の目的は、構築・運用しているマネジメントシステムが、規格の要求事項に適合しているか、またマネジメントシステムは有効に機能しているかについて確認することです。これらマネジメントシステムの適合性 と有効性 を適切に評価することで、マネジメントシステムの狙いである顧客満足度の向上につながります。

そのために内部監査を行う監査員は、公平性を保ちつつ評価を行うことが重要です。社内から監査員を選出している場合、評価が甘くなる傾向にあります。私情を挟むことができないように、規定やチェックリストを作成し、実施の手順や内容を明確にしておきましょう。客観的な監査を行うことができるように、事前準備をすることが必要です。

また、内部監査を行う部署や工場などには、事前にその目的を共有しておきましょう。内部監査を受ける側が、内部監査の目的を把握していないと、粗探しのようなマイナスなイメージをもってしまう可能性があるためです。

【ISO9001】内部監査の種類

監査と言っても、実は3つ種類が存在します。

第一者監査

これが内部監査であり、自社組織の社員またはコンサルタントなどの代理人が実施する監査です。通常は会社で内部監査員として、専門に任命して、任命された人物が監査を実施します。

第二者監査

顧客などの、会社や組織に利害関係のある団体または代理人が実施する監査です。

第三者監査

外部の独立した組織、これはISO規格の審査会社が実施する審査です。

このように監査は3つの種類があり、その中で内部監査は組織内の人間が行ない、業務がきちんと規格の要求事項に沿って行なわれているなどを確かめます。また改善点があれば、それを洗い出して今後の業務などの計画に役立てても構いません。

ただどうしても内部の社員がその業務を行なうと言っても、コストのともなう業務なので、コスト以上の成果を出すようにすべきでしょう。どのようにして業務システムの改善や問題解決に活用していくかを考えて計画実行される業務でないとなりません。

ISO内部監査の業務手順

内部監査業務における手順を解説します。主に、以下のような手順で実施します。

1. チェックリストを中心に、現場の責任者などに質問
2. 監査結果が適合か不適合かを評価
3. 評価した結果を報告書にまとめて、是正処置を依頼
4. 是正した内容が適切かどうかをフォロー

事前に内部監査員がマニュアルをチェックし、監査で質問する項目を確認します。このときにチェックリストを作成しておきます。
チェックリストの作成方法は、以下の記事をご覧ください。

監査実施当日、監査対象の現場担当者に質問する際にマニュアルに沿って行なわれているのか、是正した場合はそれが改善されているかをチェックしてください。

ISO9001内部監査の質問例

内部監査者が質問事項を作成する際には、以下の3つについてチェックできる質問になるよう注意することがおすすめです。

1. ISO9001（品質規格）の要求事項に適合しているか、マニュアルは要求事項に沿っているか
2. 組織のマニュアルは、その通りに運用されているか
3. マネジメントは効果的に実施し維持されているか、マニュアルは使いやすく成果につながっているか

『作成したルールは役に立つか』、『他に良い方法はないか』などマニュアルそのものを審査します。『品質管理の観点ではどこに問題があるのか』、『問題を解決するにはどうすればいいか』という具体的な答えまで引き出すような質問を作成できると良いでしょう。

これらを意識しながら、質問は5W1Hの形で作成しましょう。以下に、ISO9001における内部監査の質問例を紹介しますので、参考にしてください。

• 品質方法を確立するために、どのようなプロセスを取っていますか？
• 影響のある法令や規制要求事項は、どのようなものがありますか？
• 品質目標の測定はどのような方法で行っていますか？また、測定頻度はどの程度ですか？
• 商品・サービスを販売する際に、お客様にどのような情報を提供しますか？
• 販売は、どのような手順やルールになっていますか？

QMS改善に活かす不適合とは

内部監査を実施したら、「要求事項を満たす運用がされているか」や「業務内容がマニュアル通りに実施されているか」など、適合か不適合かをチェックしましょう。

マニュアル通りに実行されず不適合であれば、単に不適合とだけするのは簡単ですが、さらに目的に向けて一歩踏み込み改善をするべきです。不適合であれば、それは改善するチャンスといえます。

例えば、教育訓練計画を毎年4月に作成すると、社内マニュアルで決まっているとします。作成は部門長が実行するとしていても、それを主任が実行している場合は、監査では不適合となります。
しかし実際に社内の様子を探ると、「主任の方が現場や手順を熟知しており主任の方が管理者に適任だ」「現場が勝手に実行するべきでなく、やはり部門長が作成・管理を実行するべきだ」など色々と意見が出るかもしれません。

こうして精査して意見を交わすことで、最適な基準のマニュアルを作ることも出来るのです。ただ単に「内部監査で不合格なのでダメです。」というだけでは、社内の状況は改善していきません。
なぜ不適合なのか、それを改善するにはどうすべきか、目的に向けて最適なのは何かを考えるまで実行するのがベストでしょう。

内部監査はISO9001（品質規格）を取得したなら、手順として組み込まれなければならないことです。内部監査では社内のマニュアルが適切に管理・活用されているかどうかを見て、不適合な部分があれば是正を行なっていきます。ただ中には内部監査が上手く機能していないような会社もあり、せっかくISO9001（品質規格）を取得しても、まったく会社の目的には貢献しない基準の規格となってしまっています。

内部監査をうまく利用すると、ISO9001（品質規格）はもっと管理・活用が続けやすい基準のものになり、会社の改善にも役立ちます。

ISO9001内部監査を成功させるポイント

成功させるポイントを紹介する前に、まずは、以下に内部監査が失敗する主な要因を解説します。

1. 形式的な監査である
2. マンネリ化している
3. なれ合いで終わっている
4. 同じ事ばかり指摘している
5. 何も指摘しない
6. 文書で確認のみで終わっている

こうした5つの特徴をもつ内部監査は、まったく役に立ちません。なぜ、こうした内部監査が発生するかというと、内部監査員の力量が不足していることが挙げられます。

そのため、ISO9001における内部監査を成功させるポイントに、「内部監査員の力量」があるのです。例えば、以下のようなスキルがあるかどうかで、内部監査の質が大きく左右されるでしょう。

• 規格の要求事項について理解している
• 品質管理のための手順書やチェックリストを自分で作れる
• どのようにして質問事項にすべきか考える
• 品質管理に向けての是正処置を評価できる

自社のISO内部監査員の力量が不足している場合には、内部監査員養成講座や内部監査員研修などを受講して内部監査員資格を取得するか、プロのコンサルティング業者に依頼することがおすすめです。

ISO内部監査員の詳細は、以下の記事をご覧ください。

まとめ

ISO9001は商品・サービスの品質向上する仕組みを構築・運用し、最終的には顧客満足度向上を目指している規格です。内部監査を実施する際には、顧客満足につながるかどうかを念頭に置いて実施する必要があります。

内部監査ではマネジメントシステムの適合性や有効性を確認するため、監査チェックリストを用いるなど工夫して実施してください。あら探しをするのではなく、マネジメントシステムの発展を目指し、是正処置を行い、確認することが大切です。

内部監査を適切に実施し、自社のマネジメントシステムの継続発展に役立てましょう。

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