【質問例あり】ISO9001内部監査とは？目的や手順を解説

ISO9001（品質規格）を取得するなら、内部監査の実施は避けては通れません。内部監査というのは社内の人間が行う監査であり、実際にISO9001（品質規格）の規格通りに社内業務が行われているかをチェックすることです。

内部監査は非常に重要なことであり、決しておろそかにしてはいけません。以下では内部監査の内容と手順、質問例について紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

ISO9001の内部監査とは

ISO9001における内部監査は、構築・運用しているマネジメントシステムが継続的な改善をしていくために、要求事項に定められている工程のひとつです。
適切に実施することで、自社のマネジメントシステムはより成熟し、企業の内部統制が強化され、法規遵守が実現します。

内部監査では、マネジメントシステムの文書化された規定やマニュアルが正しく従業員に共有されているか、関連する法案を遵守できているか、運用している中で新たに見つかっているリスクや機会はないか、などの点を確認します。

内部監査は、運用しているマネジメントシステムを改めて見直せる機会であり、ISO9001を取得するうえで非常に重要な工程です。

ISO9001内部監査の目的

内部監査の目的は、運用しているマネジメントシステムについて「規格の要求事項に適合しているか」「マネジメントシステムが有効に機能しているか」について確認することです。

例えば、適合性であれば「品質方針が文書化されていない」など、有効性であれば「定めた作業手順どおりに、現場が行っていない」「不良品率が高まっている」などの問題が発生しているかどうかを発見します。

マネジメントシステムの適合性と有効性を適切に評価し、問題への対策や次の改善につなげることで、マネジメントシステムの狙いである顧客満足度の向上が期待できます。

ISO内部監査の実施手順

ここでは、内部監査業務における手順を解説します。

1.内部監査計画を立てる

まず内部監査員が中心となり、内部監査計画を立てます。具体的には、内部監査の日程や出席者、被監査部門などを決定します。

2.内部監査の準備を行う

内部監査計画が確定したら、内部監査を行うための準備をします。具体的には、内部監査を行うポイントの明確化や監査の順序、質問内容の決定、チェックリストの作成などを行います。

チェックリストの作成方法やサンプルは、以下の記事をご覧ください。

3.内部監査の実施

準備ができたら、内部監査を実施します。
チェックリストをもとに、要求事項との適合性やマネジメントシステムの有効性について評価します。

4.監査結果を報告書にまとめる

内部監査を実施後は、結果を報告書にまとめてトップマネジメントに報告します。
内部監査報告書には、監査で発見した不適合や問題点、評価ポイントなどをまとめて記載します。

5.是正処置を依頼し、フォローする

被監査部門にフィードバックを伝え、是正処置を依頼します。その際、内部監査員は是正処置が適切に実施されるようにフォローを行います。

ISO9001内部監査の質問を作成するポイントと質問例

ここでは、ISO9001内部監査の質問を作成するポイントと質問例について解説します。

質問を作成するポイント

内部監査者が質問事項を作成する際には、以下の3つについてチェックできる質問になるよう注意することがおすすめです。

• ISO9001（品質規格）の要求事項に適合しているか、マニュアルは要求事項に沿っているか
• 組織のマニュアルは、その通りに運用されているか
• マネジメントは効果的に実施し維持されているか、マニュアルは使いやすく成果につながっているか

『作成したルールは役に立つか』、『他に良い方法はないか』などマニュアルそのものを審査します。『品質管理の観点ではどこに問題があるのか』、『問題を解決するにはどうすればいいか』という具体的な答えまで引き出すような質問を作成できると良いでしょう。

ISO9001内部監査の質問例

先ほど解説したポイントを意識しながら、質問は5W1Hの形で作成しましょう。以下に、ISO9001における内部監査の質問例を紹介しますので、参考にしてください。

• 品質管理を確立するために、どのようなプロセスを取っていますか？
• 影響のある法令や規制要求事項は、どのようなものがありますか？
• 品質目標の測定はどのような方法で行っていますか？また、測定頻度はどの程度ですか？
• 不適合品が発生した場合、どのように処理しますか？また、その記録はありますか？
• どのようにOJTを管理・実施していますか？また、その記録はありますか？
• 商品・サービスを販売する際に、お客様にどのような情報を提供しますか？
• 販売は、どのような手順やルールになっていますか？

ISO9001内部監査が失敗する理由

ISO9001内部監査を実施しているものの、役割を果たせずに品質マネジメントシステムの継続的改善につながっていないケースもあります。

ここでは、ISO9001の内部監査が失敗し、無意味になってしまう理由を解説します。

不適合が改善のチャンスにつながっていない

内部監査を実施した結果、不適合になるケースがあります。その場合は、マネジメントシステムを改善するチャンスといえます。ただちに是正処置を実施し、マネジメントシステムを改善することが重要です。

その際、「なぜ、不適合だったのか」という原因を追究・精査して意見を交わすことで、最適な基準のマニュアルを作成できます。

しかし、「内部監査で不合格なのでダメです。」というだけで、上辺だけの対策を実施してしまうとマネジメントシステムは改善できません。むしろ従業員の負担が増えるなどの改悪となり、失敗につながってしまうのです。

形式的な監査になっている

内部監査では、一般的に作成したチェックリストを活用しながら実施します。しかし、チェックリストの内容をただ確認するような形式的な監査を行ってしまうと、被監査部門の抱える課題に気づけない可能性があります。

内部監査の目的を理解できていない場合に陥りやすい失敗といえるでしょう。

文書の確認のみで終わっている

内部監査を行う際には、口頭での質問だけでなく、その裏打ちとなる文書もあわせて確認を行います。
例えば、製造工程の最終検査のときに日付・検査者を記録しているかどうかを確認したい場合には、従業員に質問するとともに、検査報告書などの文書を確認することが必要です。

しかし、文書の確認のみで内部監査を終えてしまったり、文書の確認を重視しすぎていたりする企業もあるでしょう。そうすると被監査部門の実情を把握できないため、内部監査を行う意味がなくなってしまうのです。

経営層のサポート不足

基本的に、内部監査は各部署から選任された監査員が他部署の監査を実施します。そのため、同じ会社に勤務する社員が被監査部署の問題点を探して指摘することから、強い信頼関係がないと社員同士の不和につながりかねません。

そこで、経営層や部署間を統括する責任者が内部監査の意図を理解し、事前に目的を共有しておくことが重要です。

監査目的の理解不足

内部監査員の心情として、被監査部署の人から「嫌われたくない」と思い、質問項目が甘くなる傾向があります。
本来、監査の目的は第三者の目から見て被監査部署のリスクや改善点を伝えることで、「トラブルの防止」や「業務効率化」を図ることにあります。

監査の主催者（ISO事務局）や監査員は、監査目的を念頭に置いたうえで、計画の策定や監査の実施を心がけましょう。

【現役コンサルが解説】ISO9001内部監査を成功させるポイント

本記事監修の石井です。内部監査が失敗する要因を解説しましたが、反対に有効な内部監査にするにはどのようなポイントを意識すべきなのでしょうか。
ここでは、ここでは私の過去の経験などを踏まえて内部監査を成功させるポイントを解説していきます。

公平性を保ちつつ、評価を行うこと

内部監査を行う監査員は、公平性を保ちつつ評価を行うことが重要です。
社内から監査員を選出している場合、評価が甘くなる傾向にあります。私情を挟めないように、規定やチェックリストを作成し、実施の手順や内容を明確にしておきましょう。客観的な監査を行えるように、事前準備をすることが必要です。

また、内部監査を行う部署や工場などには、事前にその目的を共有しておきましょう。内部監査を受ける側が、内部監査の目的を把握していないと、あら探しのようなマイナスなイメージをもってしまう可能性があるためです。

内部監査員の力量を高める

内部監査を成功させるには「内部監査員の力量」が重要なポイントの一つです。
例えば、以下のようなスキルがあるかどうかで、内部監査の質が大きく左右されるでしょう。

• 規格の要求事項について理解している
• 品質管理のための手順書やチェックリストを自分で作れる
• どのようにして質問事項にすべきか考える
• 品質管理に向けての是正処置を評価できる

自社のISO内部監査員の力量が不足している場合には、内部監査員養成講座や内部監査員研修などを受講して内部監査員資格を取得するか、プロのコンサルティング業者に依頼することがおすすめです。

ISO内部監査員の詳細は、以下の記事をご覧ください。

ISO規格の教育の一環として位置付ける

ISOマネジメントシステムの全体像を把握し、各項番の要求事項を理解するためにはある程度の時間を要します。内部監査では社員同士とはいえ、ある程度の緊張感をもちながら監査の時間を過ごすことになります。

内部監査を繰り返すことによって、規格の要求事項を徐々に浸透できるでしょう。そのため、教育の一環として位置付けることで、より有効な機会となります。

顧客満足度の向上に役立てる

顧客満足度において何らかの課題や問題点を認識している場合には、内部監査によって改善を図ることが可能です。

しかし、組織内の課題や問題点は、常に一緒に業務に携わっている社員（＝監査員）の方が理解しているでしょう。
内部監査という機会を利用して社内の課題・問題点を社員同士で話し合い、上司や経営層に報告・相談するなどして根本的な解決策を見出すことで、顧客満足度の向上に役立ちます。

まとめ

ISO9001は商品・サービスの品質向上のための仕組みを構築・運用し、最終的には顧客満足度向上を目指している規格です。内部監査を実施する際には、顧客満足につながるかどうかを念頭に置いて実施する必要があります。

内部監査ではマネジメントシステムの適合性や有効性を確認するため、監査チェックリストを用いるなど工夫して実施してください。あら探しをするのではなく、マネジメントシステムの発展を目指し、是正処置を行い、確認することが大切です。

内部監査を適切に実施し、自社のマネジメントシステムの継続発展に役立てましょう。

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