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ISO9001の3つの内部監査の内容と手順

ISOプロ担当者

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ISO9001(品質規格)を取得するなら、内部監査は行なうべきことです。内部監査というのは社内の人間が行なう監査であり、実際にISO9001(品質規格)の規格通りに社内業務が行なわれているかをチェックすることです。

内部監査はとても重要なことであり、決しておろそかにしてはいけません

3つの監査内容

監査と言っても、実は3つ種類が存在します。

第一者監査

これが内部監査であり、自社組織の社員またはコンサルタントなどの代理人が実施する監査です。通常は会社で内部監査員として、専門に任命して、任命された人物が監査を実施します。

第二者監査

顧客などの、会社や組織に利害関係のある団体または代理人が実施する監査です。

第三者監査

外部の独立した組織、これはISO規格の審査会社が実施する審査です。

このように3つあり、その中で内部監査は組織内の人間が行ない、業務がきちんと規格の要求事項に沿って行なわれているなどを確かめます。また改善点があれば、それを洗い出して今後の業務などの計画に役立てても構いません。

ただどうしても内部の社員がその業務を行なうと言っても、コストのともなう業務なので、コスト以上の成果を出すようにすべきでしょう。どのようにして業務システムの改善や問題解決に活用していくかを考えて計画実行される業務でないとなりません。

内部監査の業務手順

内部監査員がマニュアルをチェックし、監査で質問する項目を確認します。このときにチェックリストを作成しておきます。

  1. チェックリストを中心に、現場の責任者などに質問
  2. 監査結果が適合か不適合かを評価
  3. 評価した結果を報告書にまとめて、是正処置を依頼
  4. 是正した内容が適切かどうかをフォロー

このような手順で行い、マニュアルに沿って行なわれているのか、そして是正した場合はそれが改善されているかをチェックするのが重要な役目となります。

そして、内部監査では以下の3つについてチェックします。

  1. ISO9001(品質規格)の要求事項に適合しているか、マニュアルは要求事項に沿っているか
  2. 組織のマニュアルは、その通りに運用されているか
  3. マネジメントは効果的に実施し維持されているか、マニュアルは使いやすく成果に繋がっているか

この3つを重点的にチェックし、1と2は第三者機関でもチェックしますが、3は内部監査でのみチェックします。

良い悪いというばかりでなく、『作成したルールは役に立つか』、『他に良い方法はないか』などマニュアルそのものを審査し、『品質管理の観点ではどこに問題があるのか』、『問題を解決するにはどうすればいいか』という具体的な答えまで引き出すのが、内部監査の目的です。

内部監査を実行するからには、品質管理に関わる会社の業務を改善し良くするため計画実行されなければなりません。

  1. 形式的な監査である
  2. マンネリ化している
  3. なれ合いで終わっている
  4. 同じ事ばかり指摘している
  5. 何も指摘しない
  6. 文書で確認のみで終わっている

このような内部監査は、労力だけを使い全く役に立っていません。これでは内部監査をしてもしなくても同じ事です。

これには内部監査する人間の力量が求められ、規格の要求事項について理解する、品質管理のための手順書やチェックリストを自分で作れる、どのようにして質問事項にすべきか考える、品質管理に向けての是正処置を評価できる、などの能力が必要です。

もしもこのようなことの計画などが出来る社員がいなければ、コンサルタントに頼んだ方が良いでしょう。

品質規格取得の本来の目的を理解できていない人物に行なわせると、監査も適当な手順で実行されるものになってしまいます。

適合か不適合か

内部監査では、まずは業務内容がマニュアル通りか、適合しているか不適合かをチェックします。

もしもマニュアル通りに実行されず不適合であれば、単に不適合とだけするのは簡単ですが、さらに目的に向けて一歩踏み込み改善をするべきです。

不適合であれば、それは改善するチャンスなのです。たとえば、教育訓練計画を毎年4月に作成すると、社内マニュアルで決まっているとします。

作成は部門長が実行するとしていても、それを主任が実行している場合は、監査では不適合となります。

しかし実際に社内の様子を探ると、「主任の方が現場や手順を熟知しており主任の方が管理者に適任だ」「現場が勝手に実行するべきでなく、やはり部門長が作成・管理を実行するべきだ」など色々と意見が出るかもしれません。

こうして精査して意見を交わすことで、最適な基準のマニュアルを作ることも出来るのです。

ただ単に内部監査で不合格なのでダメです。これでは一向に社内は改善し良くはなっていきません。

何故不適合なのか、それを改善するにはどうすべきか、目的に向けて最適なのは何かを考えるまで実行するのがベストでしょう。

内部監査はISO9001(品質規格)を取得したなら、手順として組み込まれなければならないことです。内部監査では社内のマニュアルが適切に管理・活用されているかどうかを見て、不適合な部分があれば是正を行なっていきます。

ただ中には内部監査が上手く機能していないような会社もあり、せっかくISO9001(品質規格)を取得しても、まったく会社の目的には貢献しない基準の規格となってしまっています。

内部監査をうまく利用すると、ISO9001(品質規格)はもっと管理・活用が続けやすい基準のものになり、会社の改善にも役立ちます。

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