内部監査のやり方を6つの手順で解説！準備から是正処置まで

内部監査とは、組織のマネジメントシステムが規格の要求事項に適合し、有効に機能しているかを自社で確認する活動です。

ただし、手順をなぞるだけでは形骸化しやすく、十分な効果を得られていない企業も少なくありません。特に内部監査の経験が浅い方は、何から始めればよいか迷いやすく、内部監査員の選び方や報告書の書き方でつまずくこともあります。

そこで本記事では、内部監査のやり方を準備から是正処置までの6つの手順に沿って、確認項目や質問例、報告書の記載例とあわせて解説します。

内部監査とは？目的と実施する理由

内部監査とは、自社のマネジメントシステムが規格の要求事項や社内ルールに適合し、有効に機能しているかを、組織自らが確認して改善につなげる活動です。
ISO9001、ISO14001、ISO27001など、多くのISO規格が箇条9.2で内部監査の実施を共通して要求しています。

内部監査を行う理由は、規格で求められているからだけではありません。仕組みを使って業務上の問題点や課題を洗い出し、改善の機会につなげられる点に、本来の価値があります。

また、自社の業務をよく知るメンバーが確認するため、現場の実態に即した問題点を見つけやすく、不具合にも早く対処できます。

内部監査の目的

内部監査の目的は、規格や社内ルールへの適合状況を確認するとともに、マネジメントシステムが有効に機能しているかを評価し、継続的な改善につなげることです。

主な目的は、次のとおりです。

• 規格や社内ルールへの適合状況を確認する
• 業務上の問題点やリスクを発見する
• 業務の効率化や品質向上につなげる
• マネジメントシステムの有効性を評価する

内部監査と外部審査の違い

内部監査と外部審査の違いは、実施する主体と目的にあります。内部監査は組織自身がマネジメントシステムの運用状況を確認して改善につなげる活動であり、外部審査は認証機関などの第三者が規格への適合状況を審査するものです。

内部監査は、自社の業務を継続的に確認し、現場の問題点や改善の余地を発見する機会になります。一方、外部審査は第三者の視点からマネジメントシステムを評価し、認証の維持・更新などに関わる審査です。

【6ステップ】内部監査のやり方

内部監査は、内部監査員の選出、監査計画の立案、監査の準備、監査の実施、報告書の作成、結果に基づく改善という6つのステップに沿って進めます。

それぞれの段階で必要な作業を把握し、監査結果を実際の業務改善につなげることが重要です。

1.内部監査員を選出する

まずは、内部監査を担当する内部監査員を選出します。内部監査員には、ISO規格や社内ルールへの理解に加え、監査対象の業務を客観的に評価する姿勢が求められます。

監査の公平性と客観性を確保するため、原則として自分が担当する業務は監査しないようにします。小規模な組織で自部門の監査を避けられない場合は、他部門の担当者と組んで監査する、監査結果を別の担当者が確認するなど、偏りが生じない工夫をしましょう。

2.監査計画を立てる

内部監査員を選出したら、監査の目的や対象範囲、実施日時などを決め、監査計画を立てます。計画を具体化することで、確認すべき事項を明確にし、効率よく監査を進められます。

監査日時は、被監査部門と調整して決めましょう。また、過去の監査結果や組織が抱えるリスクも踏まえ、優先して確認すべき部門や業務を検討することが大切です。

3.内部監査の準備をする

監査計画を立てたら、被監査部門の業務内容やマネジメントシステムの運用状況を把握し、監査に必要な資料とチェックリストを準備します。事前に確認事項を整理することで、当日の監査を具体的かつ効率的に進められます。

毎回同じ質問を繰り返すだけでは、現状の問題点や新たなリスクを見落とす可能性があるため、過去の指摘事項や業務の変更点なども踏まえ、改善につながる質問を用意することが重要です。

チェックリストの作成ポイントの詳細は、以下の記事をご覧ください。
関連記事：【サンプルあり】内部監査チェックリストの作成！確認しておきたいポイントを解説

4.内部監査を実施する

内部監査では、準備したチェックリストを活用しながら、規格要求事項や社内ルールへの適合状況、マネジメントシステムの有効性を確認します。書類だけで判断せず、担当者への質問や現場の観察、記録の照合などを通じて、客観的な証拠を集めましょう。

質問する際は、「はい」「いいえ」だけで答えられる質問に偏らず、5W1Hを意識して具体的な状況を聞き取ることが大切です。

また、内部監査は、できていないことを指摘するだけの場ではありません。被監査部門と対話しながら、業務上の問題点や改善の余地を見つけ、マネジメントシステムをよりよい仕組みにすることを意識しましょう。

5.内部監査報告書を作成する

監査が終了したら、確認した内容や監査結果を内部監査報告書にまとめ、関係者や経営層に報告します。

報告書には、監査で確認した事実と客観的な証拠を記載し、指摘事項や改善が必要な点を明確にすることが重要です。

何が問題なのか、どの要求事項や社内ルールに関係するのかを明確にすることで、被監査部門が適切な対応を検討しやすくなります。

6.結果から問題点の改善につなげる

監査報告後には、発見した不適合や問題点について原因を分析し、必要な是正処置を実施したうえで、改善の効果を確認することが重要です。

是正処置を実施したら、「問題が再発していないか」「対策によって期待した効果が得られているか」などを確認し、必要に応じて追加の対策を講じることも大切です。

また、不適合に該当しない改善の機会についても、業務の効率化や品質向上に役立つものは、対応を検討しましょう。監査結果と改善状況を次回の監査計画に反映することで、内部監査を継続的な改善活動として活用できます。

内部監査で確認すべき項目と質問例

内部監査では、規格要求事項や社内ルールへの適合状況に加え、業務が適切に実施されているか、マネジメントシステムが有効に機能しているかを確認します。

チェックリストに沿って確認するだけでなく、担当者への質問や記録の照合を通じて、実際の運用状況を把握することが大切です。

規格要求事項と社内ルールを確認する

ISO規格の要求事項や社内規程、マニュアル、手順書などを確認し、決められたルールに沿って業務が行われているかを確認します。

例えば、手順書に作業方法が定められている場合、担当者が内容を理解しているか、実際の作業が手順どおりに行われているかを確認しましょう。

【質問例】

• この業務はどのような手順で進めていますか？
• 作業手順や社内ルールをどのように確認していますか？
• 手順書が改訂された場合、担当者にどのように周知していますか？

ルールが整備されているかだけでなく、現場で正しく理解され、実際の業務に反映されているかまで確認することが重要です。

業務の実施状況と記録を照合する

業務の実施状況と記録を照合し、定められた手順が実際に守られているかを確認します。手順書やマニュアルが整備されていても、実際の運用と食い違っていれば、業務上の問題につながる可能性があるためです。

【質問例】

• 業務の実施結果をどのように記録していますか？
• 記録に不備があった場合、どのように対応していますか？
• 過去に問題が発生した際、どのような対策を行いましたか？

担当者への聞き取りだけで判断せず、実際の記録や現場の状況と照らし合わせることで、運用上の問題点を発見しやすくなります。

リスクや過去の指摘事項を確認する

業務上のリスクや過去に指摘された問題への対応状況も、内部監査で確認すべき項目です。以前の不適合が再発していないか、実施した是正処置に効果があったかを検証することで、同じ問題の繰り返しを防ぎやすくなります。

また、業務内容や組織体制に変更があった場合は、新たなリスクが生じていないかも確認しましょう。

【質問例】

• この業務で発生しやすい問題やリスクは何ですか？
• 過去に指摘された問題に対して、どのような対策を行いましたか？
• 実施した対策によって、問題の再発を防げていますか？
• 業務内容や担当者の変更に伴い、手順や管理方法を見直しましたか？

内部監査の結果をまとめる内部監査報告書とは？

内部監査報告書とは、内部監査で確認した内容や評価結果、指摘事項などをまとめた文書です。監査結果を経営層や関係部門に正確に伝え、必要な是正処置や業務改善につなげるために作成します。

報告書は、監査で確認した事実や客観的な証拠に基づいて作成することが重要です。指摘事項の内容や改善が必要な理由を明確に記載することで、関係者が問題を正しく理解し、具体的な対応を検討しやすくなります。

内部監査報告書に記載する項目

内部監査報告書には、監査の概要や確認結果、指摘事項などを記載します。組織の規定や監査の目的に応じて必要な項目を整理し、監査結果を第三者が読んでも理解できる内容にしましょう。

【主な記載内容】

• 監査の基本情報：実施日、監査員、監査対象部門など
• 監査目的と監査範囲：監査を実施した目的や対象となる業務・プロセス
• 監査結果：規格要求事項や社内ルールへの適合状況、確認した事実
• 指摘事項：不適合の内容や改善の機会、判断の根拠となる客観的証拠
• 是正処置や改善に関する事項：必要な対応や今後の確認事項

特に指摘事項は、問題となる事実と根拠を具体的に記載することが大切です。
「管理が不十分」といった抽象的な表現では、何を改善すべきか伝わりません。確認した記録や実際の業務状況を示し、どの要求事項や社内ルールに適合していないのかを明確にしましょう。

内部監査報告書の記載例

内部監査報告書は、監査の基本情報に加え、確認した内容や判断の根拠、指摘事項を以下のように整理して記載します。

このように、確認した事実と判断の根拠を具体的に記載すれば、監査対象部門が問題を把握し、適切な対応を進めやすくなります。なお、実際に不適合と判定する際は、適用される規格要求事項や社内ルールとの関係を確認したうえで判断する必要があります。

内部監査で指摘事項が見つかった場合の対応

内部監査で指摘事項が見つかった場合は、内容を正確に把握し、必要な是正処置や改善活動につなげることが重要です。

指摘を受けた事実だけに注目するのではなく、問題が発生した原因を分析し、再発を防ぐための対策を検討しましょう。

不適合と改善の機会を区別する

内部監査で見つかった指摘事項は、規格要求事項や社内ルールに適合していない「不適合」と、現時点で不適合ではないものの、よりよい運用に向けて見直しが望まれる「改善の機会」に区別して整理します。

【不適合と改善の機会の例】

• 不適合：手順書で毎日の点検記録を求めているにもかかわらず、記録が作成されていない場合など
• 改善の機会：記録は適切に作成されているものの、管理方法を見直すことで確認作業を効率化できる場合など

指摘事項の区分を明確にすることで、対応の必要性や優先順位を判断しやすくなります。ただし、実際の判定は、適用される規格要求事項や社内ルール、確認した客観的証拠に基づいて行いましょう。

原因の分析と是正処置を行う

不適合が見つかった場合は、発生した問題への対処だけでなく、原因を分析して再発防止につながる是正処置を行います。

例えば、点検記録の記入漏れが発生した場合、記入を徹底するよう担当者に伝えるだけでは、十分な再発防止策にならないことがあります。記入漏れが起きた原因として、記録様式がわかりにくい、確認する仕組みがない、作業時間が確保されていないなどの可能性を検討しましょう。

原因を分析したうえで、記録様式の変更や確認手順の追加、担当者への教育など、原因に応じた対策を実施します。是正処置は、問題が発生した原因を取り除き、再発を防ぐことを目的に検討することが大切です。

是正処置の実施状況と有効性を確認する

是正処置を実施した後は、計画どおりに対応が行われたかだけでなく、問題の再発防止に効果があったかも確認します。対策を実施しただけで完了とせず、実際の業務で改善が定着しているかを検証することが重要です。

例えば、点検記録の記入漏れを防ぐために確認手順を追加した場合は、「その後の記録に漏れがないか」「確認手順が継続して実施されているか」などを確認します。再発している場合は、原因分析や対策の内容を見直し、必要に応じて追加の是正処置を行いましょう。

是正処置の結果や有効性の確認内容は記録に残し、次回の内部監査やマネジメントシステムの見直しにも活用します。こうしたフォローを継続することで、内部監査を一時的な指摘対応に終わらせず、組織全体の継続的な改善につなげられます。

内部監査を形骸化させないためのポイント

内部監査を形骸化させないためには、規格への適合性を確認するだけでなく、業務上の課題を発見し、改善につなげることが重要です。形式的に確認するのではなく、組織の状況や過去の監査結果に応じて、監査の進め方を見直しましょう。

組織の課題を解決する機会と位置付ける

内部監査は、規格への適合性を確認するためだけの活動ではなく、業務の問題点やリスクを発見し、品質の向上や業務の効率化につなげるための取り組みでもあります。

例えば、作業手順が守られていても、記録の作成に時間がかかりすぎていたり、特定の担当者しか対応できない業務があったりする場合、業務の進め方を見直す余地があります。

内部監査を単なる審査対策や書類上の確認で終わらせず、組織の課題を解決する機会と捉えることで、監査に取り組む意義を共有しやすくなります。

チェックリストを毎年更新する

内部監査のチェックリストは、毎年見直し、組織の状況に合わせて更新しましょう。
前年と同じ質問を繰り返すだけでは、新たに発生したリスクや業務上の問題を見落とす可能性があります。

【チェックリストを更新する際に確認したいポイント】

• 前回の内部監査で指摘された事項と改善状況
• 是正処置を実施した後の再発状況
• 業務手順や組織体制、担当者の変更
• 新たに発生したリスクや業務上の課題
• 規格要求事項や社内ルールの変更

こうした情報を反映することで、現在の業務実態に合った監査を実施しやすくなります。

監査結果を次回の監査計画に反映する

内部監査の結果は、報告書にまとめて終わりにせず、次回の監査計画に反映し、継続的な改善につなげることが大切です。

指摘事項があった部門や、改善が十分に進んでいない業務については、次回の監査で重点的に確認することを検討しましょう。
例えば、前回の監査で記録の記入漏れが見つかった場合、是正処置の実施状況だけでなく、その後も記入漏れが発生していないか、再発を防ぐ仕組みが機能しているかを確認します。

また、複数の部門で同じ問題が発生している場合は、組織全体に共通する原因がないかを検討することも重要です。

ISOプロ編集部

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内部監査では、「手順書はありますか」「記録していますか」といった有無の確認だけで終わらせないことが大切です。

実際の記録を1件ずつ見せてもらい、「この記録は誰がいつ確認しましたか」「記載がない日はどう対応しましたか」と具体的に質問すると、運用上の課題を見つけやすくなります。確認した記録の名称や日付を監査報告書に残しておけば、次回の監査で改善状況を追跡する際にも役立ちます。

まとめ

内部監査は、マネジメントシステムが規格の要求事項や社内ルールに適合し、有効に機能しているかを自社で確認し、改善につなげるための活動です。内部監査員の選出、監査計画の立案、準備、監査の実施、報告書の作成、改善への反映という6つの手順に沿って進めることで、監査の質を安定させられます。

監査では、確認した事実と客観的な証拠に基づいて指摘事項を整理し、原因の分析や是正処置の有効性の確認まで行うことが大切です。チェックリストの更新や次回の監査計画への反映を続け、内部監査を形骸化させずに組織の継続的な改善につなげましょう。

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