ISO14001にマニュアルは必要?マニュアルの作成方法

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ISO14001を取得しようと考えている企業では、マニュアルは必要あるのかと疑問に思うところもあるようです。制作した方が、システムは上手く機能すると考える場合も多いでしょう。どのようにしてISO14001のマニュアルは作っていけばいいのでしょうか?

マニュアルの必要性

マニュアルは必ず作るべきか、必要か不必要かと言うと、ISO14001では作成は必須となってはいません。ISO9001では規格要求事項に品質マニュアルという項目がありますが、ISO14001の規格要求事項には作りなさいと言う項目はありません。手順作成は求められていますが、記録様式に手順を記載すれば、マニュアルとして文書化する必要はないです。

ただ、環境マネジメントシステムの適用範囲の記述や、主要な要素や関連する文書などについては、場合によっては文書にして、明確にした方が便利かもしれません。

ISO14001を取得するほとんどの企業では、規格要求事項では必須とはなってはいませんが、やはり作成するところが多いです。

  • コンサルタントに依頼したら、作るべきと言われた
  • 関連部署などに手順を伝えるのに便利なので作成した

マニュアルを作成するような企業は、上記のような理由で作る場合が多いです。この場合は自主的に作成することになりますので、いくつかのサンプルを見て、真似て作ることになるでしょう。

基本となる文書

ISO14001のマニュアルを作成するとなると、要求事項に沿って順に作成していきます。ISO14001の概要から始まり、適用範囲、環境方針、最後に内部監査となります。

  • 適用範囲
  • 引用規格
  • 環境マネジメントシステムの要求事項

などこのように、順に規格の構成通りに順に記述していきます。さらには補足が必要な場合は、手順書や規定書なども作成します。

ただ規格の構成通りに作成していくと、専門用語も多数党登場し、内容も細かく分類されて、マニュアルの枚数も多くなってしまいます。現場に配布したとしても、大変そうでよくわからない、という声も出ることも多いです。

マニュアルを規格の構成通りに作成すれば、そのまま認証取得のためにも使用は出来ます。ただそのようなマニュアルは、認証取得後に運用する場合、使いやすいという点は全く期待できません。

出来れば、さらに内容をまとめて、項目もまとめてわかりやすくし、ISO14001のことをあまり知らない社員でも、マニュアルを見ると把握できるような、簡潔な物を制作した方が、会社のためにはなります。

サンプルを見てみよう

それでは早速ISO14001のマニュアルの項目サンプルをご紹介します。

  • 適用範囲
  • 引用規格
  • 用語および定義
  • 組織の状況
    • 組織およびその状況の理解
    • 利害関係者のニーズ及び期待の理解
    • 環境マネジメントシステムの適用範囲の決定
    • 環境マネジメントシステム
  • リーダーシップ

とこのように続いていきます。そして最後は、内部監査やマネジメントレビューになります。構成通りに制作していくとなると項目は10項目となり、その中に小分類の項目もあります。

たとえば、適用範囲に関しては以下のように作成していきます。
1.適用範囲
当社は「環境マネジメントシステム要求事項」に準拠した環境マネジメントシステムを構築する
本マニュアルは、当社の環境マネジメントシステムの確立、導入、運用、監視、見直し、維持および改善の枠組みを規定する

(1)運用事業
・産業機械の部品製作および組み立て
・取付具、金型の製作設計

(2)適用組織
別紙、組織図で示す組織

(3)適用事務所
事務所名 : 株式会社サンプル製作所
事務所所在地 : 東京都港区芝浦○丁目○番○号 XXXXビル

このような感じになります。大変言い回しが事務的であり、小難しい言葉が並びますので、テンプレート通りのマニュアルを作成するのは、あまり好ましいとは言えません。もちろんマニュアルのテンプレートを探すと、販売しているサイトがありますので、それを元に作るのも良いです。

  • 日々の実例を元にイラストなどを挿入し、全社員に正確に把握してもらう
  • 小難しい言葉は、わかりやすい言葉に変える
  • 過剰なシステムにせず、取り組みやすい出来る範囲のシステムにする

マニュアルを作成するなら、このようなことを考えて作ると良いです。中にはテンプレートを販売しているサイトでも、これらを考え作成しているところもありますので、そのようなテンプレートを使う方が会社のためになります。

マニュアルはISO14001の場合では、作るも作らないもその会社の考え方になります。テンプレートを元に作成しても、またはコンサルタントに頼んで作成するにしても、やはり社員がわかりやすいようなマニュアルにすべきです。内容もあまり細々とさせずに、まとめられる項目はまとめて、内容は簡潔にわかりやすく、時には図やイラストで補完して、説明などを加えると良いでしょう。

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