ISO14001にマニュアルは必要？マニュアルの作成方法

ISO14001を取得しようと考えている企業では、マニュアルは必要あるのかと疑問に思うところもあるようです。制作した方が、システムは上手く機能すると考える場合も多いでしょう。どのようにしてISO14001のマニュアルは作っていけばいいのでしょうか？

マニュアルの必要性

マニュアルは必ず作るべきか、必要か不必要かと言うと、ISO14001では作成は必須となってはいません。ISO9001：2008では規格要求事項に品質マニュアルという項目がありますが、ISO14001の規格要求事項には作りなさいと言う項目はありません。ISO9001：2015でも同様に、規格要求事項にマニュアル作成を求める項目がありません。手順を明確にする必要はありますが、必ずしも文書化する必要はないです。
ただ、環境マネジメントシステム の適用範囲の記述や、主要な要素や関連する文書などについては、場合によっては文書化した情報として作成することが要求されています。

ISO14001を取得するほとんどの企業では、規格 要求事項では必須とはなってはいませんが、やはりマニュアルを作成するところが多いです。

• コンサルタントに依頼したら、作るべきと言われた
• 関連部署などに手順を伝えるのに便利なので作成した

マニュアルを作成するような企業は、上記のような理由で作る場合が多いです。この場合は自主的に作成することになりますので、いくつかのサンプルを見て、真似て作ることになるでしょう。

基本となる文書

ISO14001のマニュアルを作成するとなると、要求事項に沿って順に作成していきます。ISO14001の概要から始まり、適用範囲、環境 方針、 環境側面 、 順守義務 など、要求事項を網羅した状態で作成されることが一般的です。

• 適用範囲
• 引用規格
• 環境マネジメントシステムの要求事項

などこのように、順に規格の構成通りに順に記述していきます。さらには補足が必要な場合は、手順書や規定書なども作成します。

ただ規格の構成通りに作成していくと、専門用語も多数登場し、内容も細かく分類されて、マニュアルの枚数も多くなってしまいます。現場に配布したとしても、大変そうでよくわからない、という声も出ることも多いです。

マニュアルを規格の構成通りに作成すれば、そのまま認証取得のためにも使用は出来ます。ただそのようなマニュアルは、認証取得後に運用する場合、使いやすいという点は全く期待できません。

出来れば、さらに内容をまとめて、項目もまとめてわかりやすくし、ISO14001のことをあまり知らない社員でも、マニュアルを見ると把握できるような、簡潔な物を制作した方が、会社のためにはなります。

サンプルを見てみよう

それでは早速ISO14001のマニュアルの項目サンプルをご紹介します。

• 適用範囲
• 引用規格
• 用語および定義
• 組織の状況
• リーダーシップ
• 計画
• 支援
• 運用
• パフォーマンス評価
• 改善

とこのように続いていきます。構成通りに制作していくとなると項目は10項目となり、その中に小分類の項目もあります。

たとえば、適用範囲に関しては以下のように作成していきます。
1.適用範囲
当社は「環境マネジメントシステム要求事項」に準拠した環境マネジメントシステムを構築する
本マニュアルは、当社の環境マネジメントシステムの確立、導入、運用、監視、見直し、維持および改善の枠組みを規定する

(1)運用事業
・産業機械の部品製作および組み立て
・取付具、金型の製作設計

(2)適用組織
別紙、組織図で示す組織

(3)適用事務所
事務所名 : 株式会社サンプル製作所
事務所所在地 : 東京都港区芝浦○丁目○番○号 XXXXビル

このような感じになります。大変言い回しが事務的であり、小難しい言葉が並びますので、テンプレート通りのマニュアルを作成するのは、あまり好ましいとは言えません。もちろんマニュアルのテンプレートを探すと、販売しているサイトがありますので、それを元に作るのも良いです。

• 日々の実例を元にイラストなどを挿入し、全社員に正確に把握してもらう
• 小難しい言葉は、わかりやすい言葉に変える
• 過剰なシステムにせず、取り組みやすい出来る範囲のシステムにする

マニュアルを作成するなら、このようなことを考えて作ると良いです。中にはテンプレートを販売しているサイトでも、これらを考え作成しているところもありますので、そのようなテンプレートを使う方が会社のためになります。

マニュアルはISO14001の場合では、作るも作らないもその会社の考え方になります。テンプレートを元に作成しても、またはコンサルタントに頼んで作成するにしても、やはり社員がわかりやすいようなマニュアルにすべきです。内容もあまり細々とさせずに、まとめられる項目はまとめて、内容は簡潔にわかりやすく、時には図やイラストで補完して、説明などを加えると良いでしょう。

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