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ISO14001を取り組む上で大事な視点

ISOプロ担当者

環境問題への関心が高まるなか、ISO14001取得を目標に動き出す企業が増えています。「地球環境のために行動している企業」というイメージを広めることもできるなど、数多くのメリットがあるISO14001ですが、導入にあたって大事なのは何なのでしょうか。一番の利点は対外的に作成した環境マニュアルや文書が、社内の環境への取組の教科書として使用できるという点かもしれません。ISO14001を取り組む上で大事な視点とともに、取得を目指して準備をすることの意味について解説します。

ISO14001取得の目的

ISO14001すなわち環境マネジメントシステムを取得する上で忘れてはいけない視点は、組織を取り巻く地域住民や利害関係者を含めたすべての人、水や空気等の物に対して、組織が与える影響を明確にすることです。その上で、もし悪影響を及ぼしているならばそれを解決するためのシステムを作ることに務めなければいけません。ISO14001を取得すると「環境保全に貢献している企業」と見られるようになるなど、企業イメージをアップさせるにも有効です。それだけではなく、組織内における環境への関心を高めることもできるでしょう。

ISO14001は結果ではなく過程を重視しています。悪いものを出しておいて環境に優しい方法で処分するのではなく、最初から環境に害を与えない仕組みを作るというのがISO14001の考え方です。たとえば、使い終わったコピー用紙をリサイクル用紙として再生するというのも一つの環境活動ではありますが「最初からコピー用紙の使用を極力減らす」というのがISO14001なのです。

環境マニュアルの書き方

環境マニュアルはISO14001取得のための基本となる文書です。ISO14001では環境マニュアルが必須とされているわけではありませんが、提出されることがほとんどです。制作にあたっては、組織内で環境への取組への教科書となるように心がけましょう。しかし、第三者の認証を受けるという視点からすれば、組織内の機密事項には触れないことが原則です。

環境マニュアルでは実際的なわかりやすさも大事ですが、論理的矛盾がないことも必要です。規格の要求事項に対して、どの部署がどのように対応しているのかを一つ一つ明示していきましょう。部下にISO14001を周知徹底しなければいけない管理職の視点で作成するというのも一つの方法です。

環境マニュアルさえ読めば、その組織のEMSの全体像が理解できるといったものが理想的です。規格の要求事項を箇条書きしただけのマニュアルでは意味がありません。たとえば、建設、建築、土木など各現場での実際の取り組みなどを盛り込みながら、その組織の独自性を浮き彫りにすることができる環境マニュアルを目指しましょう。

文書類

ISO14001の2015年版の規格では手順の文書化を求める規定が少なくなったということもあり「文書化要求が緩和化されたのでは?」という味方もあります。しかし、現在でも以下のような6つの文書が必要であることは変わりません。

  • リスク及び機会、それらの計画
  • 環境側面および影響評価、環境側面の基準、著しい環境側面
  • 順守すべき法令およびその他の要求事項
  • 環境目標に関する事項
  • 運用計画のプロセス
  • 緊急事態のルール

これらの6つの文書に加えて、以下のような7つの記録も必要です。必ずすべてを揃えるようにしてください。

  • 力量の記録
  • 打ち合わせおよびお客様対応時の記録
  • 監視、測定、分析、評価の記録
  • 順守評価の記録
  • 内部監査の記録
  • マネジメントレビューの記録
  • 不適合、クレーム、是正処理等の記録

この2015年版では20名で必要なルールと100名で必要なルールは異なるという点も注記として添えられています。力量に応じて必要な文書化すべき情報は変わる旨も書かれていて、画一的なものではなく各組織に応じた文書が必要とされていることがわかります。反対にいえば、6つの文書と7つの情報を提示しさえすれば、その他は会社ごとにどのような情報を記載するかある程度の自由を与えられているということにもなります。

もちろん、タイトル、日付、作成者、参照番号を明記の上、適切な言語とソフトウェアを使用して、紙もしくは電子媒体を使用しなくてはいけないという原則はあります。しかし、それは会社が扱う文書として基本的なルールでもあり、ISO14001だから特別ということはないでしょう。ただし、文書化した情報は必要に応じて誰でも見やすく管理するように定められています。つねに見やすく、情報を検索しやすく、最新情報を識別できるようにしておかなければいけないのです。

以上のようにISO14001のために必要な環境マニュアルや文書類を整えるのは、容易なことではありません。しかし、要求されている基準を満たすように作成すれば、企業内で環境への取り組みに関するマニュアルとして使用することもできます。
単にISO14001の取得だけが目的ではなく、企業内で受け継がれていくべき財産を作成していると考えても良いかもしれません。ISO14001取得を目標に準備をすることは、企業内に様々なベネフィットをもたらします。

ぜひ取り組んでみてはいかがでしょうか。

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