【見本あり】製造業における作業手順書の作成・運用ポイントを解説

製造業においては、製品・サービスの品質維持・向上のために、作業手順書を作成しておくことは重要です。しかし、企業の中には「新入社員に手順を覚える際にしか使っていない」など、うまく運用できていない企業もあるでしょう。

そこで、この記事では、製造業において作業手順書を作成すべき理由や、作成・運用のポイントを解説します。また、作成の参考にできるよう、エクセルで作成した作業手順書の見本を紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

【製造業】作業手順書を作成すべき理由

製造業において、作業手順書を作成すべき理由を解説します。

品質の維持・向上

製造業において、品質管理を行うためには、属人化から脱却して標準化を進めることにあります。それは、従業員の経験やスキル、ノウハウに作業の質が左右されると、従業員が入れ替わると製品の質が低下してしまうためです。

そのため、マニュアルや作業標準書、作業手順書といった標準化するツールが必要になるのです。新人スタッフでもベテランスタッフと同様に作業できるようにすることで、品質の維持・向上につながります。

業務効率化

作業手順書を作成するには、作業工程を可視化することが必要です。そのため、作業工程の透明化が図られることで、曖昧さや不明瞭さをもった作業がなくなります。また、作業手順を組み立てていく過程で、無駄な工程の発見にもつながるため、業務効率化につながるでしょう。

また、作業手順書を活用することで、OJTや研修といった教育業務を効率的に実施できます。そのため、現場全体の作業効率の向上が図れるでしょう。

ノウハウの蓄積

作業手順書は、これまでの事業活動を重ねたノウハウを活かした、現状における最適な手順を落とし込んだものになります。
作業工程が変更になったとしても、これまでのノウハウは作業手順書に蓄積されているため、その後の業務にも活用できるでしょう。知的財産として保管し、マニュアルとともに保管しておくことがおすすめです。

ミス・トラブルの低減

マニュアルや作業手順書を用意しておくことで、従業員に不明点があった場合にもすぐに確認できるようになります。そのため、作業ミスやトラブルの低減につながるでしょう。

また、詳しくはのちほど紹介しますが、ミスが発生しやすい場所がある場合にはわかりやすく作業手順書に記しておくことで従業員の意識に残りやすくなります。

【製造業】わかりやすい作業手順書の作り方

確認する側も、使用する側もわかりやすい製造業の作業手順書の作り方を解説します。

1.目的の明確化

まずは、作業手順書を作成する目的を明確にします。目的は、現場における課題を解決した先に見えてきます。そのため、まずは現場にある課題を確認したうえで、どのように作業手順書に落とし込んでいくかを検討しましょう。

作業手順書だけでなく、マニュアルについても同様に進めていくことで、一貫性のある文書作成につながるでしょう。

目標設定の詳細については、以下の記事をご覧ください。

2.作業工程のピックアップ

作業手順書を作成するために、作業工程をすべてピックアップします。その後、各工程における作業内容をすべて洗い出しましょう。準備物や作業場所といった作業前の確認項目から製造後における片付けの手順まで、すべての内容を書き出します。

このとき、現場の担当者一人だけでなく、数人からヒアリングすることで、手順の漏れを防げるでしょう。

3.画像・動画などの素材集め

作業手順書に掲載する画像やイラスト、動画といった素材を集めます。
文字ばかりの作業手順書を、実際の現場において利用しやすいと思う従業員はあまりいないでしょう。間違えやすい工程においては、画像やイラストを用いたり、場合によっては動画を活用したりすることで、よりわかりやすい作業手順書を作成できます。

4.作業手順書の構成作成

作業手順書を構成する材料がすべてそろったら、構成を作成していきます。そのためには、まず業務の流れの全体像を意識することが大切です。

構成作成は、わかりやすい作業手順書を作成するうえで重要な工程のため、複数人で検討しながら構成を作成することがおすすめです。

5.作業手順書の完成・運用

作成した構成をもとに、作業手順書に本文や画像、イラストなどを記して、完成させましょう。

完成後は運用することが必要です。従業員に周知することはもちろん、日々の業務で実際に使用することで改善点が見つかるかもしれません。定期的に従業員の声を集め、修正していくことで、より良い作業手順書に洗練されていくでしょう。

【製造業】作業手順書の作成ポイント

製造業における作業手順書の作り方において、意識したい作成ポイントを解説します。

5W1Hを意識する

作業手順書を構成する項目を洗い出す際に、必要な情報が抜けてしまわないように、5W1Hを意識することがおすすめです。例えば、以下のような内容です。

わかりやすい言葉を使用する

作業手順書を特に利用するのは、新人スタッフや経験が浅いメンバーです。そのため、専門用語をなるべく避け、誰にでもわかるような言葉を用いてください。

また、文章が長くなることも、わかりにくい作業手順書になる要因の一つです。そのため、文字数をなるべく抑え、短文で構成することがおすすめです。

写真・動画は作業者目線で撮影する

写真・動画が必要な作業は、作業においてポイントとなる工程や注意が必要な工程であることが多くあります。そのため、はじめて見る人でもわかりやすいように撮影するには、作業者目線で写真・動画を撮影することが大切です。

また、写真において特に注目してほしい部分には〇などの記号で囲んだり、注釈をつけたりして工夫することで、利用者が注意できるようになります。

直感的に注意点が理解できるよう工夫する

従業員は、作業手順書のすべての項目を理解する必要がありますが、その中でも特に注意すべき点や危険を伴う点については、直感的に理解できるように工夫することが必要です。例えば、ヒヤリハットが多く発生している工程や、重大な事故につながる可能性がある工程などが挙げられます。

そうしたポイントには、写真・動画を用いるとともに、記号や吹き出しを使ったり、文字の色や大きさを変更したりして工夫しましょう。

【製造業】作業手順書の運用ポイント

製造業における作業手順書を運用するポイントを解説します。

運用体制を整備する

完成した作業手順書は、運用してはじめてその効果を発揮します。そのため、作業手順書を作成する際には、運用体制を整備することも忘れずに行いましょう。

運用体制を整備するためには、担当者や修正時期、どのように変更するのかについて決めておく必要があります。また、運用開始直後においては、作業手順書を従業員に共有する時期・範囲・方法についても定めておきましょう。

定期的に更新する

作業手順書を運用する中で、より効率的な方法が発見される可能性や機器の変更などにより手順そのものが変更になる可能性があります。

そのため、実際に利用した従業員の声を拾い上げつつ、定期的に更新し続けていく必要があるのです。

従業員に周知する機会を設ける

作業手順書を更新したら、従業員に周知する機会を設けます。実際に利用する作業手順書を作業員に周知しなければ、形骸化してしまう可能性があります。

特にベテランスタッフほど自己流のやり方に慣れてしまっている場合もあるかもしれません。全員が作業手順書に則って作業することで、作業手順書の効果が望めます。作業手順書を作成した理由も周知することで、従業員からの協力的な姿勢を引き出しましょう。

【製造業】エクセルで作成した作業手順書の見本

それでは、最後にエクセルで作成した作業手順書のテンプレートと見本にしたい作業手順書をご紹介します。

まず、エクセルで作成した作業手順書のテンプレートです。作業工程における要素を「5W1H」を意識して洗い出したのち、作成するようにしましょう。自社で作成する際に参考にしてください。

また、見本にしたい作業手順書の一例を、厚生労働省が主催していた「見える」安全活動コンクールの応募作品からいくつかピックアップしました。以下のホームーページの「参考資料：資料」からご覧ください。

品質の継続的発展を目指すならISO9001取得がおすすめ

ここまで、製造業における作業手順書の作成・運用ポイントについて解説しました。しかし、より合理的な品質管理を可能にし、品質向上の継続発展を目指したい企業には、ISO 9001の取得がおすすめです。

そもそもISOの国際規格 とは、世界的な貿易をスムーズに実施することを目的としており、さまざまなモノやマネジメントシステムにおける国際的な基準として発行されました。わかりやすい例でいうと、世界各国でクレジットカードのサイズや標識のマークが共通しているのは、ISO規格によって定められている基準に則っているためです。

その中で、ISO9001は自社製品・サービスの品質マネジメントシステムに関する国際規格です。品質マネジメントシステムとは、品質向上を達成するための効率的な管理を可能にする仕組みのことです。
そのため、ISO9001を取得することで、品質向上のための管理体制を構築できるのです。

もともとISO9001は製造業向けにつくられた規格であるため、現在でも取得している企業の多くは製造業です。大手企業だけでなく中小企業においても取得企業が増えています。

ISO9001の詳しい概要は、以下の記事をご覧ください。

ISO9001を取得するメリット

ISO9001を取得すると、主に、以下の5つのメリットが受けられます。

ISO9001認証取得そのものによるメリット

1. 取引先や消費者からの安心感・信頼感の醸成
2. 取引先の拡大

品質マネジメントシステム構築によるメリット

1. 作業手順が明確になる
2. 従業員教育が効率化する
3. 自社製品の品質を継続的に向上できる

「ISO9001認証取得そのものによるメリット」とは、ISO9001認証という国際規格の取得により、「自社の事業体制が適正に管理されている」という担保を得られることによるメリットです。ISO規格の取得は、対外的にアピールできる自社製品・サービスの強みになるのです。
最近では、ISO9001の取得が取引条件の一つに盛り込まれていることも少なくありません。ISO9001取得により品質を担保できるということは、それだけ安定した契約につながるため、取引先の拡大も見込めるのです。

一方、「品質マネジメントシステム構築によるメリット」は、主に社内においてプラスの影響を与えるメリットといえます。自社の事業体制を強化し、競争優位性の維持に貢献してくれるでしょう。

ISO9001取得によるメリットの詳細は、以下の記事をご覧ください。

ISO9001を取得する方法

ISO9001を取得する方法として、社内の人員のみで取得する自社取得とプロのコンサルティング会社へサポートを依頼して取得する方法があります。それぞれのメリット・デメリットを紹介します。

実際にISO規格を取得する企業の多くは、コンサルティング業者に取得サポートを依頼しています。一度自社取得したものの、思ったような仕組みを構築できず、コンサルティング業者に構築し直しを依頼される企業もあるほどです。

そのため、よほど社内にISOに対するノウハウや経験が蓄積していない限りは、コンサルティング業者に依頼することがおすすめです。

ISOコンサルタントの必要性や選び方などは以下の記事をご覧ください。

【製造業】ISO9001を取得した事例

それでは、どのような企業がISO9001を取得したのでしょうか。製造業における実際の取得事例について紹介します。

大丸鐵興株式会社

大丸鐵興株式会社は、金属加工業を営む企業です。以下に、ISO9001取得の目的や取得前の課題、取得後の変化についてまとめました。

ISO9001取得により、品質マネジメントシステムの構築・運用したことで、部署ごとにバラバラだった書類や作業の内容を統一されたとのことです。事業体制を大きく変えたことで、社員の品質に対する意識が高まったそうです。

大丸鐵興株式会社の取得事例については、以下の記事をご覧ください。

株式会社福井製作所

株式会社福井製作所は、精密鉄板加工や機構組立加工などを使っている会社です。以下に、ISO9001取得の目的や取得前の課題、取得後の変化についてまとめました。

ISO9001取得にあたり、勉強会を何度も設け、従業員の理解度を深めることにしたとのことです。回を重ねるごとに、徐々に従業員の意識に変化が見られ、品質目標設定に対する提案が社員から自発的に出るようになったそうです。

株式会社福井製作所の取得事例については、以下の記事をご覧ください。

まとめ

大量に製品をつくる過程で、多くの人が携わる製造業において、作業手順書の作成は欠かせません。作業手順書を作成・運用することで、品質の標準化や効率化につながり、品質の向上やミス・トラブルの低減が期待できます。

さらに、組織において、より品質向上を継続的に行っていきたいという場合には、国際規格であるISO9001の取得がおすすめです。対象範囲において品質管理の仕組みを構築・運用していくことで、即時的な効果だけでなく、品質向上における継続的な発展につながります。

自社の事業体制をさらに強化するために、ISO9001の取得を検討してみてはいかがでしょうか。

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