内部監査員から見たISO審査員による二次審査のチェックポイント

今回のテーマは、「二次審査」(初回審査)です。一次審査について詳しく知りたい方はこちら。

一次審査は主に書類審査で、ISO規格要求を正しく理解していること、自社で作成したマニュアルがISO要求事項に適合しているか、マネジメントシステムの仕組みが要求事項に沿って適切に構築されているか、重大な欠落がないかなど審査します。

一次審査通過後、二次審査を受ける場合は大体一次審査の一ヶ月後に実施されますが、もし一次審査で指摘事項・改善事項、不適合等あった場合は是正処置をとり、再度運用し改善効果を確認した後、二次審査を受けることになります。

二次審査では、実際に審査員が現場を見ながら、マニュアルや社内規定(各種手順書含む)に基づいて作業が進められているか、マネジメントシステムの運用状況についての確認となります。初回審査の審査ポイントは、認証規模、審査員、対象事業(プロセス)等によって異なりますが、内部監査員としてはどのような質問を受けるかのか、非常に気になるポイントだと思います。

過去の事例をもとに、具体的に審査でどのようなことが質問されるのか、巻末にカテゴリー別に質問事項についてご紹介します。(「■二次審査での審査員による質問事項の紹介 」参照)
　　
◎【事例】質問事項の概要(カテゴリー別)
マニュアル関連／社内規定関連／エビデンス関連／外部文書管理／情報セキュリティ対策／不適合の管理／検査印等の管理／材料管理関連／人材教育／設備機械・工具関連／安全衛生／トップマネジメント

また、二次審査で不適合になるケースもありますので、以下の点に注意して二次審査の準備を進めましょう。

二次審査で不適合になるケース

1、本来一次審査で不適合として指摘されるべき指摘事項が、二次審査で発見された場合は不合格(あるいは審査中止)

• ISO規格要求を正しく理解していること
• 自社で作成したマニュアルがISO要求事項に適合していること
• マネジメントシステムの仕組みが要求事項に沿って適切に構築されているか、重大な欠落がないか

2、自社で構築したマネジメントシステムを運用できていない

• 内部監査が実施されていない
• マネジメントレビューが実施されていない経営(層)は、内部監査の結果を評価し、改善(フォローアップ)に繋がるように指示しなければなりません。
• 社内規格等で要求されている文書(記録)が保管されていない
  また逆に、実際業務が行われていないのに記録だけある。(虚偽行為)
• 規格要求事項に対し、適用除外する場合の理由が適切でない

3、法規制を遵守できていない

二次審査での審査員による質問事項の紹介

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