マネジメントシステムで重要なPDCAとは

ISO 9001やISO27001 に基づいたマネジメントシステム では、PDCAという言葉が頻繁に出てきます。近年はPDCAサイクルという言葉が一般的なビジネスシーンでも利用されるようになってきましたが、「わかりそうで分からない」と感じている方も多いかもしれませんね。

今回は、そんな「わかりそうでわからない」人たちでも理解できるように、PDCAとは何なのかということについて解説していきたいと思います。

PDCAとは

PDCAとはPlan-Do-Check -Actionの頭文字をとった言葉で、生産技術などにおける品質管理の継続的な改善手法のことです。Plan（計画）→Do（実行）→Check（確認）→Action（改善）を繰り返すことで、継続的な改善を促し、常に品質や安全性を改善していくための仕組みとして、幅広くビジネスシーンで利用されています。

「PDCAサイクル」とも呼ばれることがありますが、どちらも同じ意味を持っています。

以下では、PDCAの内容について分解して確認していきましょう。

Plan（計画）

Planは今までにあった実績やデータをもとにして業務計画や活動計画を立てることです。誰が（Who）、いつ（When）、どこで（Where）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）、いくらで（How much）という５W2Hが明確になっていると具体性のある計画となります。

Do（実行）

Doは、Plan（計画）に基づいて計画どおりに活動を行うことです。また、活動したことや、失敗したこと、改善したことなどを記録しておくことも必要となります。

Check（確認・評価）

CheckはDoの結果がPlanに沿っていたか、Planは問題なかったかということを確認・評価することです。主観的なCheckとならないよう、定量的に分析するなど、基準を決めておくとよいでしょう。

Action（改善）

評価結果をもとに、上手くいったこと、上手くいかなかったことを分析し、さらに良いPlanにすることができないかということを調査し、改善することです。

これら4つのスキームを繰り返すことで、失敗しても次のPlanに活かし、継続的な改善を促し、品質や安全性の向上を図っていくフレームワークがPDCAと呼ばれるものです。

もう少し分かりやすく PDCAとは

さて、もう少し分かりやすくPDCAというものを理解するために、私達の生活の身近なものに置き換えてみましょう。例えば「おいしい肉じゃがを作る」という目的でPDCAサイクルを回してみましょう。

おいしい肉じゃがを作るために、まずはレシピを作成します。（Plan）作成したレシピをもとに、実際に調理を行います。（Do）調理した肉じゃがを食べてみます。（Check）もっとおいしくする方法がないか、何が原因でおいしくならなかったのかを考えてみます。（Act）

さて、これがPDCAですが、PDCAはこれでは終わりません。PDCAサイクルと呼ばれるくらいですから、これをひたすら繰り返していくのです。

前回の結果を新たにレシピに反映してみます。（Plan）新たなレシピに沿って調理を行います。（Do）。出来上がった料理を食べてみます。（Check）前回よりよくなっていたのか、何が原因だったのかを考えてみます。（Act）

そしてさらに分析した結果をレシピに反映していき―—。とこのように、繰り返すことでレシピをブラッシュアップしていき、最終的においしい肉じゃがが出来上がることがイメージできるでしょうか。

これが、PDCAサイクルを回すということなのです。

実際のビジネスシーンに置き換えてみよう

実際のビジネスに置き換えてみると、レシピは計画になります。「どのような目的で、どのような活動をしていくのか」ということをトップマネジメントが決定します。

そして、その計画に沿って、従業員や管理者が計画を実行していきます。

その結果、実行がうまくいったのか、を評価していきます。従業員の負担が増えたことで、新たな問題が発生していないか、また、本当に計画が実行されたかどうかということを評価していくのです。

次に何が原因でうまくいかなかったのか、どの程度目標を達成することができたのかということを調査し、次の計画に反映していきます。そして新たに計画を策定し、その計画を実行してく…。これがビジネスシーンにおけるPDCAです。

ISOではPDCAを回す体制があるかどうかが重視される

よく言われることですが、ISOでは「現時点でどの程度のレベルかどうか」よりも、「継続的な改善が見込めるか」ということが重要とされています。——例えば極端な話ですが、環境 マネジメントシステムであるISO14001は、現時点で環境に甚大な被害を与えていたとしても、その環境影響を低減していくPDCAの実行スキームが整っていることが重要視されるのです。法令違反など、この限りではないものもあります。

これは、ISOがマネジメントシステムに対する規格だからです。マネジメントシステムとは、組織を効率的に動かすための仕組みのことですから、「どの程度の影響があるか」とか、「どの程度の品質か」ということよりも、「仕組みが良いかどうか」が評価されるというわけなのです。

先程の肉じゃがの例でいうと、「今おいしい肉じゃがが作れるか」ということよりも、「おいしい肉じゃがを作るための体制が整っているか」ということが重視されるということです。

まとめ

PDCAサイクルの考え方は、ISOだけでなく様々な方面で役立つフレームワークです。なにかを改善したいと考えているならば、是非PDCAを取り入れてみてはいかがでしょうか？

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