ISO9001の内部監査に通らなかった場合

ISO 9001を取得したなら、社内マネジメントシステム を機能させていくために、内部監査は必要となってきます。ただ内部監査を行なうと必ず、すべてが適合して問題ないかというとそういうわけにはいきません。時には不適合とされる場合もあり、そのときは是正措置が必要となります。

不適合が出てしまったら

内部監査は、社内の人間が、部署がいくつかあれば、担当部署は他部署の人間が行ないます。そしてまずはマネジメントシステムについて、何を質問するかチェックリストを作成し、現場に出向いて実際に質問し、業務内容を見て、ISO9001 の要求事項にそって作成したマネジメントシステムが、業務で的確に運用されているか見ていきます。内部監査員 はルールに基づいて業務が行なわれているかを見ていきます。

• 監査基準と監査証拠に明確な差がある
• 不適合の事実が確認できる
• 監査基準に基づき検出される事が不適合となっている

このような場合は、内部監査では不適合とします。ただ気をつけないといけないは、～すべきなのにしていない、というのは不適合にはなりません。するべきなのに、というのは理想の形であり願望でしか無く、勤務年数が長い人間などが監査を行なうと間違えやすい部分です。

不適合の事例は以下の通りです。

• 30t以上のプレス機械を設置するときは、市町村に届け出をすることになっているが、届け出ていない
• 測定機器の点検は月に1回実施し記録することになっているが、記録がされていない
• 個人の携帯電話には業務上の情報を保管してはならないとなっているが、社内の複数名が携帯電話に顧客のアドレスを登録している

事例として3つだけ掲載しましたが、会社の業務内容や事業内容によって、マニュアルは変わってきて、適合しているか不適合かの内容は、いくつもあり違ってくるでしょう。

改善のチャンス

内部監査で不適合があれば、それは監査員が指摘し、改善するチャンスです。すべての不適合に対して改善し是正処置をしなければならいと、ISO9001の要求事項では明記されていませんが、せっかく改善のチャンスなので、行なった方が良いのは間違いありません。

1. 監査基準と監査証拠が合っているけど、改善した方が望ましい
2. 監査基準に基づいてはいないけど、改善した方が望ましい
3. 内部監査員が気づいた点

これらについて、改善をした方が良いとされます。

• 手順書通りに業務を行なっているが、エネルギー削減のために工程を改善する
• 省電力に取り組んでおり、設計部門の環境影響が大きいので、業務の見直しを行なう
• 情報セキュリティの研修を毎年4月に行なっているが、重要性を認識させるために、四半期ごとに行なうべきである

このようにして改善の機会として、内部監査員は記載します。実際に改善をした方がよいとされると、是正措置を行なうことになります。

何が原因かを知る

こうして是正処置を行なうべきとなると、実際に具体的な不適合の原因を探り、改善します。社内の業務でどんな小さなことでも、改善が必要とされれば、原因を探り改善すべきです。

・教育訓練を実施したが実績の記録が残っていない
是正処置 : 研修記録の様式を一新し、参加目的や対象者を明確にし、朝礼などの内容も記録するように習慣化した

・新規契約の前に契約内容を確認しておらず、不明確なまま契約が結ばれている
是正処置 : 再教育をして契約確認を前もって行なうようにし、どのような契約でも必ず確認するようにした

・従来の契約書では、多様化する顧客のニーズに応えられていない
是正処置 : 顧客ニーズにヒアリングシートも含めて柔軟性を持たせるようにした

不適合が見つかり改善をすべきとなり、是正処置を行なう場合は、このような感じで、不適合の内容と原因を具体的にし、それに対しどのようにして是正処置を行なうか検討します。必ず是正処置は、不適合内容を適合させ改善しないとならず、改善されていなければ是正したとはいえません。このためにも、具体的に原因を探ることはとても重要と言えます。ただ形式的に内部監査を行なっていると不適合があっても、適当に流し、まったく役に立たないISO9001となりますので、目的を持って内部監査は行なわないとならないのです。

また内部監査員が一生懸命監査を行なっても、社内でその意見が取り入れられなければ、効果のない改善提案となり、これでは内部監査を行なうだけ労力の無駄です。

内部監査では、まずは不適合か適合かを判断し、その上で改善を行なうか、是正処置が必要かを検討します。改善までの提案は内部監査員の仕事ですが、その後の是正処置は社内の社員の仕事となります。そうして不適合部分を改善し是正していくと、より社内システムが良くなり、仕事のしやすい環境へと改善されていきます。また改善を行なっていくと、社員にも責任感が生まれて、さらに仕事に力を入れて行なおうとするようになりますので、このような効果も生まれます。

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