ISOのマネジメントシステム認証の審査とその種類

ISO 9001やISO27001 のようなマネジメントシステム認証 を取得するためには審査が必要になりますが、その審査にも複数の種類があります。今回は、ISOのマネジメントシステム認証を取得しようとしたときに必要になる審査と、その種類についてご紹介していこうと思います。

ISOの審査の種類とは

ISOの審査は大きく分けると3つの審査があります。1つ目は認証を初めて取得する際に必要な登録審査。2つ目は1年に1回～2回定期的に行われるサーベイランス審査（定期審査）、3つ目は更新審査です。

ISOは一度認証を取得したからといって、マネジメントシステムを放棄して良いものではなく、マネジメントシステムが有効に機能しているのかということを定期的に審査されることになります。審査の結果、規格に不適合であると判断された場合は是正措置を行う必要があり、是正措置を行えない場合は認証の剥奪もありえます。

以下では、それぞれの審査がどのような目的で、どのように行われるのかということについて解説していきたいと思います。

登録審査

登録審査は、1次審査と2次審査の2回に分けて行われます。1次審査は書類による審査となっており、規格が要求するものが文書化されて、それらの文書が規格の求める形になっているのかということが審査されます。文書化が必要なものはマネジメントシステムの種類によって異なります。

次に2次審査として現地審査が行われます。この審査を受けるためには「マネジメントシステムが3ヶ月以上運用されていること」「内部監査 が行われており、その効果が記録されていること」「マネジメントレビューが少なくとも1回は行われていること」が必要になってきます。現地審査は審査機関によっても異なりますが、外部のコンサルタント立ち会いのもと進められます。

審査では現場でマネジメントシステムが実際に機能しているのか、規格に適合しているのか、他に改善するべきところはないか……といったことが見られることになります。また、審査は1日で終わるものではありませんし、担当者やコンサルタントはつきっきりとなるため、十分に準備を行い、スケジュールを調整してから臨むようにしましょう。

定期審査（サーベイランス審査）

定期審査は、年に1回～2回行われる審査のことです。この審査では、マネジメントシステムが時期をおいても有効に機能しているか、また継続的に改善することが出来ているのかということについて審査されることになります。

通例として1年に1回の審査を行いますが、審査機関によっては年に2回の頻度となることもありますので、これから登録審査を行う場合は状況に合わせて審査機関を選ぶと良いでしょう。先程も述べた通り、審査の際にはしっかりとスケジューリングを行う必要がありますので、担当者が他の業務を兼任している場合は年に1回の定期審査が良いかもしれません。

更新審査

ISOのマネジメントシステム認証は3年間有効となりますが、3年目に更新審査を行わなければ認証は剥奪となってしまいます。これは他のマネジメントシステム認証でも同じで、認証には必ず有効期限というものがあります。ーー日本でも有名なPマークの場合は2年が有効期間となっています。

更新審査では、登録審査時と同じような審査が行われます。マネジメントシステムが有効に機能しており、継続的な改善が出来てきたか、また出来ていない場合はマネジメントシステムをチューニングしてきたかということが審査機関によってチェックされます。

更新審査の結果、規格不適合となってしまった場合は是正措置を行う必要が出てきます。

認証が目的とならないために

このように、ISOのマネジメントシステムは一度認証を取得したからといって安心出来るものではありません。途中で認証を失ってしまう可能性だって十分にあるのです。このため、認証を取得するために無理やりマネジメントシステムを構築してしまっては、いずれISOが重荷となってしまうことになるでしょう。

ISOのマネジメントシステム認証は確かにマーケティング的なメリットがありますが、マネジメントシステム規格の考え方や根本的な概念を理解しないままマネジメントシステムを構築していくことは非常に危険です。

マネジメントシステムがどうあるべきかを念頭においた上で構築するように心がけましょう。

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