Pマークの内部監査とは？目的や対象者・実施の流れを分かりやすく解説

Pマークの内部監査と聞くと、「何から始めればいいんだろう…」と迷う方が多いのではないでしょうか。日々の業務の中で個人情報の扱いを細かく見直す必要があるため、初めて担当する方にとってはハードルが高く感じやすい作業です。

内部監査は形式的なチェックではなく、会社のルールがJIS Q 15001に沿って運用されているかを確認する大切なステップです。押さえるべきポイントを理解しておくと、準備もスムーズに進みますし、審査前の不安もぐっと減らせます。

この記事では、内部監査の目的・役割分担・進め方・報告書の書き方・所要時間を分かりやすく紹介します。

Pマーク（プライバシーマーク）の内部監査とは？
Pマークの内部監査を行う目的
Pマークの内部監査は誰が実施する？誰が受ける？
- Pマークの内部監査の実施者
- Pマーク内部監査の対象者
Pマーク内部監査の流れ
Pマーク内部監査の監査報告書とは？
- 監査報告書の書き方
Pマーク内部監査の実施時間
まとめ

Pマーク（プライバシーマーク）の内部監査とは？

Pマーク（プライバシーマーク）の内部監査とは、会社が整えたPMS（個人情報保護マネジメントシステム）が、JIS Q 15001のルールに合っているか、またそのルールが現場で正しく守られているかを社内で確認するための仕組みです。形式的なチェックではなく、個人情報管理の弱点や改善点を見つけ、より安全な運用につなげる役割があります。

また、内部監査はPマークの更新審査で必ず確認される項目のため、計画的に実施する必要があります。内部監査では、主に以下の2つの視点でチェックを行います。

適合状況の監査: PMSの規程、手順書、運用ルールがJIS Q 15001に適合しているかを確認する監査です。「利用目的の明示が規程に記載されているか」「要求事項の項目が漏れていないか」など文書レベルの整合性を重点的に点検します。文書の記載が不備のまま運用が進むと、組織全体の管理レベルが低下するため、制度面の土台を固める上で重要な監査です。

運用状況の監査: 規程で定めた内容が現場で実際に守られているかを、記録や証拠にもとづいて確認する監査です。「鍵付きキャビネットでの保管」「PCパスワードの定期変更」「教育記録の整備」など、実務が規程通りに行われているかを具体的に検証します。文書が整備されていても運用が伴っていなければ事故につながるため、実務面のリスクを把握するための重要な監査です。

Pマークの内部監査を行う目的

Pマークの内部監査を行う目的は、会社が作成した個人情報保護のルールがJIS Q 15001に合っているか、そのルールが現場で実際に守られているかを社内で確認するためです。

内部監査は、外部審査を受ける前の予行演習のような役割もあり、書類の不備や現場での運用ミスを早い段階で発見できます。また、従業員へのヒアリングを通じて、情報セキュリティへの意識を高める効果もあり、会社全体の個人情報保護体制を強化することにつながります。

Pマークの内部監査は誰が実施する？誰が受ける？

Pマークの内部監査は、誰が実施し、誰が対象になるのでしょうか。少しイメージしにくい部分かもしれませんので、ここでは、内部監査を行う側と受ける側に分けて、それぞれの役割と位置づけを解説します。

Pマークの内部監査の実施者

Pマークの内部監査は、社内で選任された「個人情報保護監査責任者」と「内部監査員」によって実施されます。監査責任者は監査の計画・進行管理を担当し、内部監査員は各部署を回って実際の監査を行います。大切なポイントは、内部監査員は監査対象となる部署のメンバーが担当してはいけないという点です。客観的なチェックを行うため、別部署の社員が担当する必要があります。

また、監査員の確保が難しい場合やより専門的な視点が必要な場合は、外部の専門家に内部監査を委託する企業もあります。外部委託は、より中立的で専門性の高い監査が行えるというメリットがあります。

Pマーク内部監査の対象者

Pマークの内部監査を受けるのは、「個人情報保護管理者」と「各部署」です。まず個人情報保護管理者は、PMS（個人情報保護マネジメントシステム）の構築や運用を担当する責任者で、規程づくりや記録管理が正しく行われているかを中心にチェックを受けます。

一方、各部署への監査では、日々の業務の中で個人情報が適切に扱われているかを確認します。たとえば、書類が鍵付きキャビネットに保管されているか、PCのパスワード管理が適切か、不要な個人情報が正しく廃棄されているかなど、現場レベルの運用が重点的に見られます。

Pマーク内部監査の流れ

Pマークの内部監査は、どのような手順で進むのでしょうか。流れを押さえておくと、監査の準備や運用がぐっと進めやすくなります。ここでは、事前準備から当日の進め方、終了後の対応までを分かりやすく紹介し、押さえておくべきポイントを整理します。

内部監査の事前準備

内部監査をスムーズに進めるためには、事前の準備が大切です。まず行うべきことは、監査の全体像をまとめた「監査計画書」の作成です。担当者名、監査日、目的、対象部署などを明確にします。あわせて、Pマークの規格にもとづき確認すべき項目を整理した「監査チェックリスト」も作成します。

次に、監査を統括する個人情報保護監査責任者と、現場を確認する内部監査員を選任します。内部監査員は公正性を保つため、監査対象部署とは異なる部門から選ぶ必要があります。外部委託の場合は、社内選任は不要です。これらの準備が整うことで、監査当日の流れがスムーズになります。

内部監査の実施

準備した監査計画書とチェックリストをもとに、内部監査を進めていきます。まず、個人情報保護管理者や各部署の担当者、従業員にヒアリングを行い、PMSがJIS Q 15001の要求事項に沿って運用されているかを確認します。あわせて、キャビネットの施錠やパスワード管理など、現場の運用がルールどおりに実施されているかを現物確認します。

チェックリストに沿って進めることで、抜け漏れを防ぎ、文書上のルールと実際の運用の差を明確にできます。もし規程と運用に不一致があれば「不適合」として記録し、改善すべきポイントとして整理します。

内部監査終了後の対応

内部監査が終わったら、監査内容をまとめた「監査報告書」を作成します。報告書には、監査日時や対象部署、確認した内容、不適合があった場合はその指摘事項を記載します。その後、結果を代表者へ報告し、組織全体として改善方針を共有します。

指摘事項があった場合は、該当部署が原因を確認し、ルールの修正や運用方法の見直しなどの是正処置を実施します。改善後は、有効に改善できているかを再度確認しましょう。内部監査後の対応まで行うことで、PMSの質を継続的に高められます。

Pマーク内部監査の監査報告書とは？

監査報告書とは、内部監査で確認した内容や見つかった問題点（指摘事項）をまとめた文書です。監査結果を整理し、改善すべき点を明確にするための資料で、個人情報保護監査責任者が作成します。ここでは、書き方を紹介します。

監査報告書の書き方

監査報告書は、内部監査で確認した内容を事実に沿って整理することが重要です。まず、監査日・対象部署・確認項目などの基本情報を記載し、チェックリストに沿って「できていた点」「問題があった点」を分けて書き出します。指摘がある場合は、不適合や改善の機会など評価区分を付け、具体的な状況を簡潔に記録します。

たとえば、名刺原本は破棄するルールにもかかわらず、机で保管していた場合は、その事実を明確に記述します。最後に、改善が必要な項目について、対応内容や期限をまとめることで、後のフォローがしやすくなります。

Pマーク内部監査の実施時間

Pマークの内部監査にかかる時間は、組織規模や監査範囲によって異なりますが、一般的な目安があります。個人情報保護管理者への監査は確認項目が多いため、おおよそ2時間程度を目安にするケースが多いです。

各部署への監査は、ヒアリングや保管状況の確認が中心となるため、1部署につき30分～1.5時間程度が目安です。時間を決めずに実施すると長時間化しやすいため、あらかじめ所要時間を設定して進めると効率良く監査が行えます。

まとめ

Pマークの内部監査は、PMS（個人情報保護マネジメントシステム）がJIS Q 15001に適合し、現場で適切に運用されているかを確認するためのプロセスです。文書の整備状況と実務の運用状況をそれぞれ点検することで、不備や改善点を早期に把握し、組織の個人情報保護レベルを継続的に高められます。

Pマークの運用に不安がある企業にとって、外部の専門サポートを活用することで監査体制の強化や業務負担の軽減につながります。ISOプロでは、Pマークの新規取得やPMS運用のサポートを行っています。無料資料ではサポート内容やスケジュール感を図解で分かりやすく紹介していますので、ぜひ検討材料としてご活用ください。