Pマークのデザインコンセプトと使用の手続き

ISOプロ担当者

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商品のパッケージや企業広告で目にするPマーク、どのような意味があるか知っていますか。デザインにどんな意味が込められているのか確認して、マーク取得の目的を復習しましょう。あわせて、マークを利用するためにはどんな手続きが必要か見ていきます。商品選びをするときの一つの指針になるものですが、勝手に利用することはできません。デザインに込められた意味を理解しつつ正しく利用することで、会社の信用度があがります。売り上げアップ、利益向上施策の一つとして、プライバシーマーク利用を考えてみましょう。

Pマークのデザインコンセプトを理解しよう

Pマークの中には「P」と「I」が隠されていて、それぞれ異なる意味を持っています。Pは個人情報を指す英語の「Personal Information」の頭文字をとっていて、守るべき対象を意味しています。同時に「Privacy」「Protect」の頭文字でもあり、個人情報を保護する意味を示します。Iは「information」の頭文字をとっていて、情報についての意味合いを強調します。同時に「individual」の頭文字でもあり、一人一人の情報の重要性を意味しています。デザインコンセプトを見るだけでもPマークにいろいろな意味合いがあることが分かり、個人情報を保護するための重要な仕組みです。消費者を守るために不可欠なマークで、社会的信頼を示す象徴と言えるでしょう。さらに、一番外側を楕円形で囲むことで「安心感」や「調和」を示しています。認定企業とおつきあいすることで、安心して取引できる証拠です。マークを使用する企業は社会的役割を深く理解して、個人情報保護方針を守った経営が求められます。名刺やポスターなどにマークをつけることで、従業員の意識改革にもなるでしょう。

プライバシーマークを使用するための手続き

プライバシーマークを使用するためには、認定機関の文書審査と現地審査が必要です。審査条件に合格して認可業者となった団体だけに、マークの使用が許可されます。プライバシーマークの付与適格通知を受け取ったら、契約書に押印して返送しましょう。付与登録料の支払いも必要で、2年分に相当する金額を支払います。付与登録料は企業の規模によって異なりますが、5万円から20万円弱と考えてください。更新にも同程度の金額が課されて、マークを維持するために必要です。

契約書の返送と振込が確認されると、プライバシーマークの電子データが送られてきます。このデータを利用して、ポスターやホームページなどにマークをつける仕組みです。データの使用開始日は、付与契約の開始日以降とされています。会社のポスターや広告などに使って、消費者の安心感を得てください。マークの下部には事業者の認定番号が記載されるため、それぞれ固有のデザインとなります。他の事業者とは異なるオリジナルのデザインで「確かに認定基準に合致した」ことを示すシステムとなっています。

更新期限が近づいたら忘れずに手続きする

プライバシーマークの有効期限が近づいたら、契約更新を検討します。プライバシーマークを使い続けるために必要な処理で、満了期限がくる8ヶ月前から4ヶ月前に行いましょう。契約更新しておかないと、広告や名刺を作り直す必要が出てきます。認定企業としての資格もなくなり、信用度にも影響します。認定企業として契約更新するためには、審査機関に申請書類を提出します。会社情報など基本的な内容から個人情報保護合体制、マネジメントシステムなど記載事項がたくさんあるので、早めに準備を進めてください。

個人情報保護マネジメントシステムは継続的な取り組みが求められる特性があり、実施状況サマリーが必要です。認定基準を満たしただけで満足しないで、従業員教育や定期的なシステム見直しを意識しましょう。教育実施サマリー、監査実施サマリーなど項目ごとの報告義務が課されています。いつどんな研修を行ったか、その結果従業員にどんな変化が見られたかまとめておくとスムーズです。内部監査人がチェックに使ったシートなども保管して、更新時に備えましょう。チェックの結果として出てきた問題点と改善策、個人情報保護マニュアルの改定点なども漏れなく記録、保管資料として残します。これらの資料がそろっていないと、更新時に手間取ります。認定されたら終わり、というものではないことを理解して、報告義務を守りましょう。

個人情報に関する取り組みがすぐに分かるように表示するマークが「Pマーク」で、消費者がサービス事業者を選ぶ視点となります。個人情報がどこでどのように使われるか分からないようだと、利用者は不安です。氏名や住所などサービス提供に必要な内容をスムーズに教えてもらうことができず、企業としても困ります。個人データの正しい取り扱いを意識する必要があるのは、卸売から小売業までどんなビジネスを営むにしても同じです。社会的信頼を得るためにマーク取得、商品や広告への利用を目指しましょう。

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