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サービス業でのPマークの活用シーン

ISOプロ担当者

サービス業ではPマークの取得があれば、個人情報を厳重に管理していることをアピールできます。サービス業では日々顧客の情報を扱うことが多く、利用者に対し安心感を持たせるにはPマークの利用が有効だといえるでしょう。

サービス業においてどのようなシーンで活用すべきなのか紹介します。

顧客情報の取り扱いに

サービス業の多くは個人や法人を顧客として扱います。実際にサービス業でPマークを取得している業種を見てみると、圧倒的に数が多いのが情報サービス業、広告業、専門業となっています。

このように個人情報を日々取り扱う業種が多いのがサービス業の特徴でPマーク活用シーンもさまざまです。

日本国内においては個人情報保護法が平成15年5月に公布され、平成17年4月に全面施行となりました。近年のグローバル化に伴い、個人情報の保護の必要性が高まったためです。

さらに、定義を明確化させること、個人情報を正しく取り扱うこと、グローバル化に適応することなどを目的として、平成29年9月に改正個人情報保護法が公布されています。個人情報の保護といえば大企業が対策するものと考えていた方もいるかもしれません。

しかし、平成29年の改正により、小さな商店街や個人事業主なども無関係ではなくなっています。以前は個人情報の取り扱い件数が定められていたのですが、今回の改正によりその項目はなくなり、大小に関係せず活用シーンが増加し適切な管理が必要となったのです。

とくに個人情報の管理の必要性が重要な活用シーンが、スマートフォンの普及によるものです。総務省が発表した平成27年度版のデータによると、近年急速に伸び6割を超えていることがわかりました。

携帯電話、PHS、パソコンの所有率でいえば94.6%と高い割合となっており、インターネットの利用で取り扱う個人情報の管理は慎重にすべき時代に入ったといえるのです。

そこで顧客への安心材料として使えるのがPマークで、個人情報マネジメントの確立を広くアピールすることができます。

取引先・顧客との信頼関係の構築に

Pマークの取得は取引先との信頼を獲得し、営業の武器にもなる活用シーンもあります。

委託先を決める要素で重要となるのが、業務内容の確認と個人情報の管理内容です。個人情報の管理体制が強化されておらず、PマークやISO認定を取得してない取引先は、無条件で選択肢にも入れない企業もあるのです。

業務内容が同じであれば、個人情報を適切に管理している取引先を選ぶことは当然のことで、同時に安心感や信頼を獲得することにも繋がっています。

Pマークの取得は、第三者機関から情報セキュリティ管理が適正か認定されたことになります。取得するにはさまざまな作業が必要となり、自社内で個人情報の取り扱いを再確認することが可能です。

まず社内で保有する情報をすべて洗い出し、リスクマネジメントを調査します。社員の教育体制の強化や、委託方法の明確化、顧客から受けた苦情対策、情報の廃棄方法に関することがすべて明らかになります。

社員1人1人が個人情報に対する認識が変わり、適切な管理をしていると思っていた人も見直しができます。結果的に社内の管理体性が見直され、社員に共通した対策が広まっていくのです。

また、Pマークは取得したらそれで終わりではなく、2年ごとに更新をおこなう必要があります。

更新申請は有効期限の8~4ヶ月前にしなければならず、その際の準備やリスクの再確認が可能となります。

社員の個人情報取り扱いの意識向上に

Pマークを取得する際に、従業員等への教育体制も整える活用シーンもあります。個人情報取り扱いの意識向上のためには、研修の実施などがあげられます。

Pマーク取得では経営者だけが個人情報保護の重要性を理解するだけでは足りず、社員へも認識を広める必要があります。

企業において個人情報保護の取組みは、部署やポジションによって認識が変わってはならず、個人間でもその意識を高めなければなりません。

たった1人のミスによっても業績に大きく影響を与えることもあるのです。

その際には教育や研修責任者を指定し、従業員に対する個人情報保護の対策を目的とした教育プログラムを作成してください。

それにおいて各従業員に教育、または研修を実施しましょう。このプログラムの実施は従業員のみに留まらず、派遣、パート、アルバイトの立場の人間にもおこなう必要があります。そして最低でも1年に1回は教育プログラムを実施しなければなりません。

すべての従業員を一度に集めて教育することが難しい場合もあるため、1人1人が認識を高めたか確認するためにテストをおこなうことが望ましいといえます。

社員教育が重要なのは、1人の少しのミスで情報漏えいもありえるからです。

たとえば1人に当てられたメールの添付ファイルを開いてしまい、そこにウイルスが入っていたらどうでしょうか?最悪の場合、1人のパソコンから情報が流出するだけに留まらず、社内のパソコンにウイルス感染する恐れもあるのです。

サービス業では多くの個人情報を取り扱うため、企業全体や従業員1人1人の管理体制を強化するためにPマークを取得する必要があるといえます。

さらに顧客や取引先への安全や信頼感を獲得することにも繋がるため、サービス業では重要となります。

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