Pマーク取得は全面サポートを受けた方が安全

個人情報を保護する上で大変注目されているのがプライバシーマークです。プライバシーマークを取得するには法的な要求をかなえていることはもちろん、企業として独自の工夫や取り組み方が注目されます。より安全に個人情報を管理、保護し、安全に業務に役立てていく上でプライバシーマークの取得は企業にとっては一つの常識ともいえるようになりました。とりわけ、たくさんの顧客を取り扱うサービス業にとって個人情報は一つの大切な資産であり、企業としての成長にも大いに関係する重要な要素となります。

■Pマーク制度のメリット

Pマークのメリットはたくさんあります。一つは自社による独自の運用だけで個人情報の取り扱いの安全性をアピールするよりも、第三者機関による審査を合格した企業としてのアピールのほうが、その運用の信頼性を増すことができるでしょう。また、当然プライバシーマークの認定を受けている企業と、プライバシーマークの認定を受けていない企業を比べることになると当然Pマークの認定を受けている企業の方が安心できるという消費者の心理にも合わせることになりますので、顧客獲得にも効果を発揮するでしょう。また、取引先によっては仕事の依頼の条件にプライバシーマークの認定を上げている企業も多いため仕事の幅にも影響を与えるものとなります。さらに、この制度の導入によって社内の情報セキュリティの運用全体を見直すことができるため、気が付かなかった無駄やリスクに早めに対処することができ、従業員が無理なく実行することのできる運用作成にも貢献します。また、個人情報の保護という今後ますますその重要性が叫ばれる分野において企業全体としてだけでなく、従業員の個々のレベルでも意識の改善や向上をはかることができ、今後の時代の流れにあった社風を築き上げることにも貢献するでしょう。

もちろん、Pマークの取得のために通常業務以外に人員や時間を割くことが求められますし、2年ごとの更新での費用がかかります。また、リスクを回避するために自社の情報セキュリティのソフト、ハード面で改善が求められることがあり、そうした改善の際にかかる費用も安くはない場合がすくなくありません。

こうした申請に関するサポートを行うコンサルティング会社を利用することで、より効率的に、より短時間で、さらにはより安価に認定を目指す企業もあり、そのニーズは日ごとに高まっているといってもよいでしょう。

■プライバシーマークの問題点

企業にとってプライバシーマークはぜひとも取っておきたい認証でありますが、いくつかの問題点も指摘されています。その一つは形骸化しつつあるという問題です。もちろん、形ばかりの認定にならないように、2年ごとに更新手続きが必要となりますが、逆に言うと、2年間は内部の監査がなされないということにもなりかねません。その間に問題が発生しなければ企業の取り組み方が指摘されることはなく、プライバシーマークが形骸化しないよう各企業の真摯な努力と姿勢が問われています。プライバシーマークの認定だけに重きを置いて、内容の継続に力を入れないならばやがて大きな問題へと発展するリスクは高く、そのためにかける人件費や時間は企業にとっては安定した経営を続けていく上での投資とも位置付けられるでしょう。実際、個人情報の漏洩やずさんな管理などが発覚した企業の中にはプライバシーマークの認定をされている企業も含まれているケースもあります。情報セキュリティマネジメントを一つの確立された運用として十分な人材と費用を割くことができるかどうかは企業の真価を問われる部分ですし、そうした利益にはすぐに直結しないと思われがちな社内組織の構築に力を入れることが長期的な視点でいえば不可欠になります。実務上、そこまで手が回らずに徐々にずさんな管理になってしまう企業も散見される中、プライバシーマーク取得後も社内での厳しい監査体制などでこうした問題点をあらかじめ解決しておく必要があるでしょう。

■官公庁の入札にも影響する

プライバシーマークの認定を受けているかどうかは官公庁の入札制度に参加する際の必須条件に挙げられることも増えています。官公庁は個人情報を取り扱う業務が増加しており、個人情報の保護の観点では今まで以上の注意が向けられています。仕事を受注する際にも非常に重要な認定となるプライバシーマークは持っておいて損はない認定制度といえるでしょう。

このように、企業の発展と切り離すことのできない膨大な個人情報を適切に管理し保護していく上でプライバシーマークは重要な指標の一つとなっています。企業として認定に向けて具体的に動き出すことによって社内全体の個人情報保護に関する認識が向上し、個人レベルで注意喚起、改善を促すことも容易となるでしょう。IT化の進む現代の中で適切な対応を常にしていくためにも、プライバシーマークの認定は大きな力を持つのです。

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