Pマーク制度の新規申請について

プライバシーマークをご存じでしょうか？プライバシーマークは一般的にPマークと表記されることの多いマークですが、現在ではサービス業を営む企業を中心にさまざまな会社や団体がPマークを取得しています。ここではプライバシーマークの概要や申請の方法などについてご紹介しますから興味のある方はぜひ最後まで目を通してください。

プライバシーマークとは

そもそもプライバシーマークとは何？と思った方も多いと思いますが、Pマークは一般財団法人日本情報経済社会推進協会によって使用を許可される登録商標の一つです。プライバシーマークは日本国内に拠点を構える事業者に対して付与されるもので、基本的に法人単位となっています。サービス業などを中心にさまざまな業種においてプライバシーマークが注目されており、現在では実に多くの企業がプライバシーマークを取得していることをアピールしています。実際、企業間による取引条件としてPマークを取得しているかどうかを判断基準としているところもあるくらいです。

プライバシーマーク制度を利用できるのはどのような企業でも大丈夫なのか、と思った方もおられるでしょうが、プライバシーマークはどのような企業でも利用できるものの、必ずしも取得できるとは限りません。先ほど述べた一般財団法人日本情報経済社会推進協会の審査をクリアした法人のみが使用できるのです。さまざまな条件をクリアする必要がありますし、実際に事業活動の場で個人情報の保護を積極的に行っている事実を示す必要もあります。

新規申請の方法

ｐマーク制度の新規申し込みを行うためには付与適格性審査を申し込める事業者かどうかをまず確認する必要があります。つまり、申し込みが可能な条件を自社が満たしているかどうかということです。国内に活動拠点を設けているのは大前提となり、個人情報保護マネジメントシステムに準拠した個人情報保護マネジメントシステムを定めていること、個人情報保護マネジメントシステムに基づいた実施可能な体制が整備され個人情報の適切な取り扱いが行われていることなどが条件として掲げられています。

申し込みを行うためには専用の書類を作成しなくてはなりません。新規に申し込みを行うときの書類は一般財団法人日本情報経済社会推進協会の公式ホームページからダウンロードできます。申込書類の作成が終わったらそれを提出するのですが、提出先は審査機関の受付窓口に直接提出する必要があります。申し込みをするにあたっては審査結果の可否に関わらず審査の経費として申込料が必要になりますから覚えておきましょう。

新規申込書類を提出したら文書審査が行われます。書類に不備はないか、申し込みが可能な事業者かどうかなどを審査機関が厳正に審査を行います。また、文書審査が終わったらそれでお終いではなく、事業所において適切な個人情報の取り扱いが行われているかについて調査が行われます。この現地調査が行われたあとでさらに審査が行われ、付与に適格だと判断された場合にはプライバシーマークの使用が認められるのです。

費用について

プライバシーマーク制度の申し込みや付与にかかる費用が気になるという方もおられるでしょうが、プライバシーマーク付与にかかる費用は種別によっても変わってきます。事業者規模の区分によってトータルでの費用が変わってきますからそこは注意してください。では、具体的にどのような費用が発生するかというと一つには申し込み料金がかかります。これはプライバシーマークの付与適格性審査を申し込みするときに必要となります。

審査料も別途かかります。この審査料に関しても審査の可否に関わらず必要となりますから覚えておきましょう。また、審査に合格して付与が決定した場合には付与登録料が必要となります。審査をクリアすることができても付与登録料を支払わないとプライバシーマークの効力を発揮することはできません。有効期間は2年間となっていますから、一度支払うと2年間は付与登録料を支払う必要はありません。

業種区分の変化や規模が変わったときなどは再現地調査が必要となります。この再現地調査をしてもらう際にも費用が発生しますから注意しましょう。必要に応じて再現地調査は行われますが、自社の状況が再現地調査を必要としているかどうかが分からないという場合には一度問い合わせてみる必要があります。事業種別や規模が著しく変化しているにも関わらずそれを隠しているとプライバシーマークの使用を指し止められる恐れもあるため注意しましょう。

まとめ

プライバシーマークの概要や新しく申し込みを行う方法、流れなどについてご紹介しました。個人情報の保護が叫ばれる昨今においてプライバシーマークの取得は企業にとって大きな力となってくれるでしょう。サービス関連の業種に限らずあらゆる事業に有効と考えられますからぜひ検討してください。

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