テレアポよりも営業メールのほうが効率がいい！？メールでアポイントを取るコツをご紹介

営業マンにとって、アウトバウンド営業の方法のひとつとして、メールによるアポイント獲得というものがあります。電話営業では、冷たく対応されることもしばしばあるため他の方法でアポイントがとれないか？と考えたくなりますよね？

この記事では、メール営業の重要性やコツについて解説していきたいと思いますので、営業マンの方は是非参考にしてください！

メール営業は電話営業よりも効果的？

メール営業とは、ファーストアクション電話からメールに切り替えただけのものですが、特に人から理解してもらえない商材を売る場合はメール営業が非常に効果的です。
なぜなら、メール営業は以下のようなメリットがあるからです。

メール営業のメリット

• テキストで伝えることができるため、口頭で説明する電話営業に比べて理解しやすい
• テキストとして残る
• 担当者に直接アプローチすることができる可能性が高い
• テンプレートで送ることができるため、効率的

それぞれどういうことなのでしょうか？以下ではひとつずつ詳しく見ていきましょう。

理解しやすい

口頭で話す電話営業に比べてメール営業はテキストであるため、巧く文章を構築することができれば相手が理解しやすいです。
人間は会話の内容を20%程度しか記憶できないと言われており、それが聞き慣れない言葉ならなおさらです。

多くの人は営業電話を受けている時にいちいちメモをとったりしませんから、テキストに残るメールで訴求したほうが理解度は高いのです。

テキストとして残る

上記とかぶりますが、メールはテキストであるため記憶に残りやすい情報の伝達手段です。
筆者自身、なんとなくプロジェクトに役に立つかな？と思い営業マンの方の話を聞いてみようと思ったことが数回ありますが、直前になって、「あれ？なんのアポだっけ？」と感じることがありました。

単に筆者の記憶容量が人より無いだけかもしれませんが、これ以外にもテキストとして相手の手元に残るということは有利に働きます。
例えば、あなたが売り込もうとしている商品がその時は必要なくても、あとから必要となることも考えられるからです。

直接アプローチできる確率が高い

普段からテレアポをしている方ならお分かりかと思いますが、電話営業において最大の関門は「受付を突破すること」です。
受付の方にいかに商品の魅力を伝えたとしても「営業はお断りしています。」の一点張りだったり、うまく伝えられたとしても「●●さん、営業の電話がかかってきてますが、どうしましょう？」などという伝達のされ方をされるからです。そんな適当な伝え方をされては、「今●●は外出しております」と返ってきても仕方ありません。

メール営業の場合は、メーリスに送るにしても、担当者のアドレスに直接送るにしても「担当者に直接」アピールすることができるのです。

効率が良い

言うまでもありませんが、メールのテンプレートの文章ができてしまえば、あとはコピペして貼り付けていくだけ（もちろん微調整は必要ですが）なので、ひとつひとつ電話をかけていく営業に比べて非常に効率が良いです。

また、電話と比べてメールは何時でも送ることができるものなので、極端な話てっぺん登ってから送っても誰も迷惑しないため日常業務とのバランスを考えても効率的なのです。
筆者は広告代理店出身なので、日中はクライアント対応やデイリーの報告業務に追われていて、なかなか営業に割く時間を確保できませんでした。それでもなんとか新規のお客様を引っ張ってこれたのは、メール営業があったからです。

メール営業のデメリット

メール営業はメリットだけでなく、デメリットもあります。具体的なデメリットとしては、以下のようなもの。

• 開封してもらえる確率が低い
• 誤字脱字があるとそれだけで信用力の低下になる
• 勢いでアポイントにこじつけることができないので、アポイント率は低い

開封率が低い

これは当然です。なぜなら、皆さんは迷惑メールをわざわざ熟読したりしませんよね？それと同じで、営業メールの大半は迷惑なものです。
そのため、魅力的なタイトルをつけるなどの工夫をしない限りは、そもそもメールを見てもらえないという可能性もあるのです。

信用問題になりかねない

メールを何社にも送っていると、どうしても単純作業の繰り返しになってしまい、どこかでミスが出る可能性が高くなります。
単調な作業ほど、ミスは出やすいですから、注意が必要です。例えば、メールの送り先を間違えてしまったり…というものです。

「●●株式会社様」と記載しているのに、メールアドレスは別の会社だったということも考えられますので、送付前のチェックは怠らないようにしましょう。

アポイント率が低い

メールでアポイントをとれる確率は非常に低いです。なぜなら、アポイントにつなげるためには、「相手に返信してもらう」というアクションを要求することになるからです。
電話営業であれば、その場でスケジュールの調整をすることが可能ですが、メール営業の場合は、「う～ん、返信面倒だし無視しよう」と思われてしまう可能性が高いです。

ただ、逆に考えてみてください。メールの返信があるということは、相手先は「これからメールのやり取りを何度かしてでも話を聞いてみたい」と考えている契約してもらえる可能性が高い企業なのです。
営業マンの目的はアポイントを取ることではなく、商品を売ることですから、トータルで考えるとそこまで大きなデメリットにはならないでしょう。

営業メールの書き方のコツ

さて、以下では、メール営業で抑えておきたい書き方のコツについてご紹介していきたいと思います。

営業メールのコツは、以下の3つを心がけておきましょう。

1. 開封してもらえることを第一に考える
2. 相手のメリットをわかりやすく伝える
3. 返信の障壁を低くすること

これら3つの書き方を実践すれば必ずアポイントはとれるはずです！

開封してもらえることを第一に

どんな魅力的な商品でも、どんなに巧みな文章でもまずは見てもらえなければ意味がありません。メール営業で最も大事なのは、タイトルです。

会社のPCでは、多くの方がGmailを利用していると思います。（未だにメーラーを使っている会社もあるようですが…。）
今後変更される可能性がありますが、Gmailの場合は、メールの件名は100byteまで表示される仕様になっています。

そのため、全角の日本語であれば「50文字」がひとつの区切りになります。タイトルは50文字以内でわかりやすくかつ魅力的なタイトルにしましょう。
ただし、短くできるのであればできるだけ短いほうが良いです。例えば一日に多くのPV数を集めるYahooニュースの場合はタイトルは13文字で表示されています。

13文字の中にいかに情報を詰め込むかというのが重要なのです。1日に4000ものニュース記事をまとめているヤフーニュースもユーザーに読んでもらうためにこのような努力がされているのです。

魅力的なタイトルはどのようにつける？

私達は情報化社会の中に生きており、自分にとって重要な情報を取捨選択していると言われています。
世の中に出回っている情報量と我々が処理できる情報量には大きな差があり、自分にとって不要な情報（約98%）は頭にすら入らないと言われているのです。

例えば、あなたは本日見た広告を全て思い出せますか？電車の中、バスの中、あるいは看板の広告、インターネットのバナー広告、記事広告…。おそらく、通勤するだけで100～200の広告を目にしたり耳にしたりしているはずですが、思い出すことのできる広告はほんの一部だと思います。皆さんの記憶に残っている広告と、処理されなかった広告の違いは明白で、「自分に関係があるかどうか」ということです。

メールの件名も同じく、見てもらいたい人に関係があることをアピールする必要があります。
例えば、以下のような件名は私がよく使っていたものです。

• [重要]あなたの●●を解決する方法があります。
• [サービス開始のお知らせ]●月×日～提供を開始しました！
• 今よりも●●を改善したくありませんか？

あまりにも宣伝っぽくなりすぎてしまうと、怪しさが増してしまいますので、詰め込みすぎるのも問題ですが、それでも件名の最初に[重要]なんて書かれていると、思わず目に止まってしまいますよね？

余談ですが、私は会社から怒られたことがありますので、上長の確認をとってから送るようにしましょう。

相手のメリットを分かりやすく伝える

次に本文では、相手にとってメリットがあることをわかりやすく伝える必要があります。件名が魅力的だから読んでみたけど、「しょうもない話だ…」と思われてしまっては非常に持った得ないです。

そのため、わかりやすく完結に、相手にとってメリットがあるということを伝える必要があります。人は、長い文章を読んでいると、疲労してしまう傾向にあります。まずは以下の例文をチェックしてみてください。

むかしむかし、あるところにおじいさんとおばあさんがいました。おじいさんは山へ柴刈りに、おばあさんは川へ洗濯に行きました。おばあさんが川で洗濯していると、どんぶらこっこどんぶらこと、川上から大きな桃が流れてきました。おばあさんはその桃を家に持ち帰りました。桃を食べようと割ったところ、桃の中から元気な男の子が飛び出しました。子どもがいなかったおじいさん、おばあさん大変喜んで、桃から生まれた男の子に桃太郎と名付け、大事に育てました。大きく成長した桃太郎は、鬼ヶ島へ鬼退治に行くことになりました。おばあさんが作ってくれたきび団子を腰にぶらさげ鬼ヶ島へと出発しましたが、道中、犬、猿、キジが順番に現れ、きび団子を欲しがります。桃太郎は、鬼ヶ島へ同行することを条件に、きび団子を分け与えます。犬、猿、キジの3匹は桃太郎の家来となり船で鬼ヶ島へと向かいます。鬼ヶ島では鬼たちが酒盛りの真っ最中で、奇襲を仕掛けた桃太郎と3匹の家来は大勝利、鬼が悪行を重ねて集めた宝物を台車で引き村へと持ち帰りました。

引用：https://arasujikun.com/archives/14

さて、例文に桃太郎を採用した理由は特にありませんが、文字が詰まりすぎていて非常に読みにくいですよね？さらにこの記事とは全く関係のない内容なので、極端な例ですが、これではいかにタイトルが魅力的でも、2秒で読むのをやめたくなってしまいます。
ですが、同じ内容でも以下のようにまとまっていたらどうでしょうか？

【桃太郎は鬼を退治します】
桃太郎はあなたの生活を脅かす鬼を退治してくれます。

【桃太郎とは】
桃太郎とは、おばあさんが川に洗濯しにいった時に発見した桃から生まれた男の子です。

【桃太郎はどのように鬼を退治するのか】
桃太郎は、チームメンバーとともに鬼たちが酒盛りをしている途中に奇襲をしかけるため、確実に鬼を退治することができます。

【チームメンバー】

1. 桃太郎
2. 犬
3. キジ
4. 猿

【桃太郎の詳細】
むかしむかし、あるところにおじいさんとおばあさんがいました。おじいさんは山へ柴刈りに、おばあさんは川へ洗濯に行きました。
おばあさんが川で洗濯していると、どんぶらこっこどんぶらこと、川上から大きな桃が流れてきました。おばあさんはその桃を家に持ち帰りました。

桃を食べようと割ったところ、桃の中から元気な男の子が飛び出しました。子どもがいなかったおじいさん、おばあさん大変喜んで、桃から生まれた男の子に桃太郎と名付け、大事に育てました。大きく成長した桃太郎は、鬼ヶ島へ鬼退治に行くことになりました。

おばあさんが作ってくれたきび団子を腰にぶらさげ鬼ヶ島へと出発しましたが、道中、犬、猿、キジが順番に現れ、きび団子を欲しがります。桃太郎は、鬼ヶ島へ同行することを条件に、きび団子を分け与えます。犬、猿、キジの3匹は桃太郎の家来となり船で鬼ヶ島へと向かいます。

鬼ヶ島では鬼たちが酒盛りの真っ最中で、奇襲を仕掛けた桃太郎と3匹の家来は大勝利、鬼が悪行を重ねて集めた宝物を台車で引き村へと持ち帰りました。

このように、メリットが何なのか、その商品はどういうものなのか、ということが書いてあれば、文章を読みやすくすることができるのです。
ですので、相手にわかりやすく伝えるためには、まとまりを意識して、特に伝えたいことに関しては、できるだけ冒頭で書くようにしましょう。

メール返信の障壁を低くしよう

最後に考えたいのは、「良いかも」と思ってもらえた時に、なるべく相手がアクションを起こすための障壁を無くしておくということです。
「なんとなく話を聞いてみたいけど、でもスケジュール調整とか会議室取るの面倒だからやめておこう」と思われてしまわないように対策することが重要です。

筆者は以下のようなことを心がけていました。

• 具体的に次に相手に起こしてほしいアクションを明記する
• メールの返信先は、複数用意しておく
• 面会以外の選択肢も用意しておく

それぞれの具体的な方法について解説していきますね。

相手にしてほしいアクションを明記しておく

意外と皆さんができていないのがこの項目です。「もし少しでもご興味があれば更に詳しい資料をお送りしますので、ご希望の場合はメールをください」といったような相手への気遣いです。

これができていないと「うちの会社の商品はこんな機能があります！それでは！お元気で！」という内容のメールになってしまいます。相手からすると、「え？どうしたらいいの？」となってしまうのです。
とにかくなんでもいいから相手にアクションを起こしてもらうためには、とにかく考えさせないということが大事です。

「なんか良さそう。メール送っとけば資料もらえるみたいだし、返信しておこう」と思わせればこちらの勝ちです。

メールの送信先は複数用意する

例えば、「メールリストに送るのはなんか仰々しいから抵抗がある」という方もいれば、「個人のアドレスってなんか怪しいな…」と思う方もいらっしゃいます。
全ての人が返信しやすい用にしておくためには、メーリスとともに、個人の宛先も明記しておのが効果的です。

面会以外の選択肢も用意しておく

いきなり会議室をおさえて面会して説明を受けるのにも抵抗がある。という場合も考えられますので、お電話でもご説明します。といったような選択肢も用意しておいたほうが良いと思います。

最近はビデオコミュニケーションツールというものがあり、フェイス・トゥ・フェイスの営業と全く変わらないスタンスでオンライン商談ができるツールも存在します。
このようなツールを有効活用して相手側の返信に対する障壁を低くしておくことが重要です。

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